Jak rozwiązać umowę o pracę zgodnie z prawem? Tryby, obowiązki i dobre praktyki

Rozstanie z pracownikiem to nieunikniony element prowadzenia każdej firmy. Niezależnie od przyczyn – czy to decyzja pracodawcy, czy inicjatywa pracownika – proces rozwiązania umowy o pracę wymaga szczególnej uwagi. Dla przedsiębiorcy to nie tylko kwestia formalności, ale także obszar, w którym łatwo o kosztowne błędy. Nieprawidłowe zakończenie współpracy może prowadzić do sporów sądowych, nieplanowanych wydatków, a także nadszarpnąć wizerunek firmy jako rzetelnego pracodawcy. Dzięki lekturze tego artykułu będziesz mógł podejmować świadome decyzje, chroniąc interesy swojej firmy i dbając o profesjonalne relacje z odchodzącymi pracownikami.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Jakie są tryby zakończenia stosunku pracy?
• Jak należy przeprowadzać proces kończenia stosunku pracy?

Rozwiązanie Umowy o pracę za porozumieniem stron

To najbardziej polubowny i często najkorzystniejszy dla obu stron sposób zakończenia stosunku pracy. Polega na wspólnym ustaleniu warunków oraz terminu zakończenia współpracy – inicjatywa może pochodzić zarówno od pracownika, jak i pracodawcy.

Ten tryb znajduje zastosowanie m.in. w sytuacjach, gdy strony zgodnie uznają, że dalsza współpraca nie jest celowa, gdy pracownik znajduje nową pracę i zależy mu na szybszym odejściu, lub gdy pracodawca chce uniknąć formalności związanych z wypowiedzeniem.

Wymogi formalne: Dla celów dowodowych zalecana jest forma pisemna. Niewątpliwą zaletą tego trybu jest brak obowiązku wskazywania przyczyny zakończenia stosunku pracy.

Praktyczna wskazówka: Warto w porozumieniu zawrzeć zapisy dotyczące rozliczenia urlopu, zwrotu mienia, wydania świadectwa pracy czy dodatkowych świadczeń.

Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem.

Jest to jednostronne oświadczenie woli jednej ze stron stosunku pracy (pracodawcy lub pracownika) skutkujące jego rozwiązaniem po upływie okresu wypowiedzenia.

Wypowiedzenie przez pracownika: Pracownik może wypowiedzieć każdą umowę o pracę (na okres próbny, czas określony, czas nieokreślony) z zachowaniem odpowiedniego okresu wypowiedzenia. Nie musi uzasadniać swojej decyzji. Sytuacja staje się bardziej złożona kiedy to pracodawca musi wręczyć wypowiedzenie pracownikowi. Obowiązują go okresy wypowiedzenia zgodnie z Kodeksem pracy oraz wskazanie jej przyczyny. Bazując na orzecznictwie sądów pracy, można wskazać wiele różnorodnych przyczyn, które sądy uznają za istotne. W dalszej części omówimy dwie podstawowe grupy przyczyn wypowiedzenia: 

• Przyczyny leżące po stronie pracownika, które nie kwalifikują się do zwolnienia dyscyplinarnego (np. niższa efektywność, częste drobne uchybienia, utrata zaufania z konkretnych, możliwych do udowodnienia powodów).
• Przyczyny niedotyczące pracownika (np. redukcja etatów, likwidacja stanowiska pracy, trudna sytuacja ekonomiczna firmy).

Pracodawca musi dochować szczególnej ostrożności, przestrzegając wymogów formalnych takiego wypowiedzenia. Pierwszą z nich i jednocześnie najbardziej kluczową jest zachowanie formy pisemnej takiego wypowiedzenia. W przypadku umowy na czas nieokreślony oraz, co istotne, także umowy na czas określony (po nowelizacjach), pracodawca ma obowiązek podać konkretną, prawdziwą i rzeczywistą przyczynę wypowiedzenia. Przyczyna ta musi być znana pracownikowi przed złożeniem odwołania do sądu pracy. Kolejno jeżeli pracownik jest reprezentowany przez zakładową organizację związkową, pracodawca musi zawiadomić ją na piśmie o zamiarze wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony (lub określony, jeśli taki obowiązek wynika z przepisów szczególnych lub woli stron), podając przyczynę. Organizacja związkowa ma 5 dni na zgłoszenie umotywowanych zastrzeżeń. Decyzja ostateczna należy do pracodawcy, ale musi on rozważyć stanowisko związków. Ostatnią z takich podstawowych kwestii w temacie wymogów formalnych jest  zawarcie w oświadczeniu o wypowiedzeniu informacji o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy. Konsekwencją niedochowania wymogów formalnych może być odwołanie się pracownika od takiego wypowiedzenia i przywrócenie go do pracy bądź też wypłata odszkodowania. 

Praktyczna wskazówka: Przyczyna wypowiedzenia musi być sformułowana precyzyjnie. Ogólnikowe stwierdzenia typu „niewłaściwe wykonywanie obowiązków” czy „utrata zaufania” bez konkretyzacji mogą zostać zakwestionowane przez sąd pracy.

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia

Jest to najbardziej restrykcyjny tryb, pozwalający na natychmiastowe zakończenie stosunku pracy. Może być zastosowany zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika, ale tylko w ściśle określonych przypadkach. Kiedy jest odpowiedni? Wtedy, gdy pracownik dopuści się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych: Np. nietrzeźwość w pracy, kradzież mienia pracodawcy, nieusprawiedliwiona nieobecność, rażące naruszenie przepisów BHP, działanie na szkodę firmy. Odpowiedni jest również w sytuacji gdy pracownik popełni w czasie trwania umowy o pracę przestępstwo, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem. Zwolnienie dyscyplinarne znajdzie również swoje zastosowanie wtedy, gdy pracownik utraci  uprawnienia konieczne do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku.  

Jak korzystać z generatywnej AI zgodnie z prawem? Sprawdź już teraz: https://mdl-kancelariaprawna.pl/porady-prawne/jak-mozesz-wykorzystywac-generatywna-ai-w-swoim-biznesie-zgodnie-z-prawem-ai-w-pigulce/

W opisanym wyżej trybie rozwiązania umowy należy przede wszystkim pamiętać nie tylko o zachowaniu wszystkich wymogów formalnych dotyczących wypowiedzenia, ale też o terminie, w jakim pracodawca może skorzystać z tego trybu. Mianowicie, pracodawca może skorzystać z tego trybu tylko w ciągu 1 miesiąca od uzyskania wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy. Ważnym aspektem jest tutaj udokumentowanie tego faktu! 

Choć to pracodawcy najczęściej rozwiązują umowy o pracę, Kodeks pracy przewiduje również możliwość ich natychmiastowego rozwiązania przez pracownika. W określonych sytuacjach pracownik ma prawo rozwiązać umowę bez wypowiedzenia – i to z winy pracodawcy. Prawo do natychmiastowego zakończenia współpracy przysługuje pracownikowi wtedy, gdy pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika. W praktyce chodzi tu o poważne i zawinione działania (lub zaniechania), które uniemożliwiają kontynuację zatrudnienia.

Do najczęściej spotykanych przykładów należą:

• uporczywe niewypłacanie wynagrodzenia za pracę,
• mobbing lub inne formy przemocy psychicznej,
• rażące naruszenie przepisów BHP,
• brak reakcji pracodawcy na zgłaszane przez pracownika zagrożenia w miejscu pracy.
  

W takim przypadku pracownik ma prawo nie tylko odejść z dnia na dzień, ale również domagać się odszkodowania – w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia, jaki by obowiązywał przy zwykłym rozwiązaniu umowy. Rozwiązanie umowy w tym trybie musi spełniać określone wymagania formalne, aby było skuteczne:

• Forma pisemna – wypowiedzenie musi zostać złożone na piśmie (np. osobiście lub listem poleconym).
• Uzasadnienie – należy wskazać konkretną przyczynę, która uzasadnia rozwiązanie umowy. Ogólnikowe stwierdzenia typu „utrata zaufania” nie wystarczą.
• Termin – pracownik też  ma 1 miesiąc od momentu, w którym dowiedział się o naruszeniu, na złożenie oświadczenia o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia.

Praktyczna wskazówka: Zwolnienie dyscyplinarne to ostateczność. Należy je stosować z dużą ostrożnością i po gruntownym zebraniu dowodów, gdyż jest najczęściej kwestionowane przed sądem pracy.

Kluczowe wymogi formalne

Niezależnie od trybu, pewne wymogi formalne są uniwersalne lub szczególnie istotne:

1. Forma pisemna: Zawsze zalecana dla porozumienia stron, obowiązkowa dla oświadczeń o wypowiedzeniu i rozwiązaniu bez wypowiedzenia.
2. Uzasadnienie: Konieczne przy wypowiadaniu przez pracodawcę umowy na czas nieokreślony i określony oraz przy rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia przez obie strony. Musi być konkretne, prawdziwe i rzeczywiste.
3. Pouczenie o prawie do odwołania: Obowiązkowe w pismach pracodawcy o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia. Należy wskazać właściwy sąd pracy i termin na wniesienie odwołania (21 dni).
4. Doręczenie: Pismo rozwiązujące umowę powinno być skutecznie doręczone pracownikowi – najlepiej za potwierdzeniem odbioru lub listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Od daty doręczenia biegną terminy na odwołanie.
5. Konsultacja związkowa: W przypadkach przewidzianych prawem (wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony/określony przez pracodawcę, zwolnienie dyscyplinarne) konieczne jest przeprowadzenie konsultacji z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową.

Podsumowanie i rekomendacje 

Prawidłowe rozwiązanie umowy o pracę wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale także staranności i rozwagi. Każdy przypadek jest inny i niesie ze sobą inne implikacje. Błędy mogą być kosztowne. Dlatego, w sytuacjach wątpliwych lub skomplikowanych, zawsze rekomenduję skonsultowanie się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy. Pozwoli to na minimalizację ryzyka i zapewnienie zgodności działań firmy z obowiązującym prawem. Pamiętajmy, że profesjonalne i zgodne z prawem podejście do kwestii zatrudnienia buduje pozytywny wizerunek pracodawcy.

W czym możemy pomóc Ci pomóc?

• Doradzimy, jak bezpiecznie i zgodnie z prawem rozwiązać umowę o pracę. (Ocenimy sytuację, wskażemy optymalny tryb i zidentyfikujemy potencjalne ryzyka).
• Przygotujemy lub zweryfikujemy kompletną dokumentację związaną ze zwolnieniem. (Wypowiedzenia, porozumienia, świadectwa pracy).
• Wesprzemy Cię w negocjacjach z pracownikiem oraz w procesie konsultacji ze związkami zawodowymi.
• Będziemy reprezentować Twoją firmę w ewentualnym sporze przed sądem pracy.

Rozważasz zmiany kadrowe lub musisz podjąć trudną decyzję o rozwiązaniu umowy z pracownikiem? Chcesz mieć pewność, że cały proces przebiegnie sprawnie, zgodnie z prawem i z minimalnym ryzykiem dla Twojej firmy? Skontaktuj się z nami, aby uzyskać profesjonalne wsparcie prawne i bezpiecznie przejść przez wszystkie formalności.

Dowiedz się więcej o PPWR już teraz: https://mdl-kancelariaprawna.pl/porady-prawne/co-oznacza-dla-ciebie-ppwr-poradnik-dla-przedsiebiorcy/

FAQ:

1. Na czym polega rozwiązanie stosunku pracy za porozumieniem stron?

To najbardziej polubowny i często najkorzystniejszy dla obu stron sposób zakończenia stosunku pracy. Polega na wspólnym ustaleniu warunków oraz terminu zakończenia współpracy –  inicjatywa może pochodzić zarówno od pracownika, jak i pracodawcy.

2. Na czym polega rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem?

Jest to jednostronne oświadczenie woli jednej ze stron stosunku pracy (pracodawcy lub pracownika) skutkujące jego rozwiązaniem po upływie okresu wypowiedzenia.

3. Czego wymaga prawidłowe rozwiązanie stosunku pracy?

Prawidłowe rozwiązanie umowy o pracę wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale także staranności i rozwagi. 

Skontaktuj się z nami za pomocą poniższego formularza kontaktowego: