Obowiązki HR i przełożonego przy rozwiązywaniu stosunku pracy – lista kontrolna

Rozwiązanie umowy o pracę powinno być poprzedzone dokładną analizą sytuacji i przygotowaniem dokumentów. Niezależnie od powodów, dla których pracodawca decyduje się na zakończenie współpracy, proces ten musi być zgodny z przepisami Kodeksu pracy, a także z wewnętrznymi procedurami obowiązującymi w firmie.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Jakie są obowiązki HR i przełożonego przy rozwiązywaniu stosunku pracy?
• Kiedy warto poinformować zespół o odejściu pracownika?

Przesłanki wypowiedzenia umowy o pracę

Pierwszym krokiem jest weryfikacja, czy zachodzi przesłanka do wypowiedzenia. Przyczyna wypowiedzenia powinna być konkretna, aktualna i udokumentowana. Jeśli decyzja dotyczy niewywiązywania się z obowiązków, nieprawidłowości w pracy lub innych uchybień, konieczne jest posiadanie potwierdzającej to dokumentacji. W przypadku likwidacji stanowiska lub zmiany struktury organizacyjnej również warto przygotować notatkę wewnętrzną z uzasadnieniem. HR i przełożony powinni ustalić, czy pracownik nie korzysta ze szczególnej ochrony, takiej jak ciąża, urlop macierzyński, wiek przedemerytalny czy przynależność do związku zawodowego. Brak tej weryfikacji może skutkować uznaniem wypowiedzenia za niezgodne z prawem. W razie wątpliwości zalecana jest konsultacja z prawnikiem.

Kto podpisuje dokumenty i kiedy?

Dokument wypowiadający umowę powinien być gotowy przed spotkaniem z pracownikiem. W imieniu pracodawcy podpisuje go osoba uprawniona – zwykle członek zarządu lub osoba, która otrzymała odpowiednie pełnomocnictwo. Wypowiedzenie musi zawierać konkretne uzasadnienie i pouczenie o prawie do odwołania się do sądu pracy, zgodnie z art. 30 § 5 Kodeksu pracy. Dokumenty muszą być podpisane przed rozmową z pracownikiem, tak aby możliwe było ich natychmiastowe wręczenie. Jeśli pracownik odmówi podpisania potwierdzenia odbioru, należy sporządzić notatkę służbową z opisem sytuacji i podpisami obecnych osób.

Dowiedz się więcej o działaniach UODO: https://mdl-kancelariaprawna.pl/porady-prawne/unikaj-cudzych-bledow-glosne-i-wysokie-kary-nalozone-przez-prezesa-urzedu-ochrony-danych-osobowych/

Jak prowadzić rozmowę wypowiadającą umowę?

Rozmowa powinna odbywać się w miejscu zapewniającym prywatność i spokój. Najlepiej, jeśli uczestniczy w niej zarówno przełożony, jak i przedstawiciel działu HR. Obecność świadka nie jest obowiązkowa, ale stanowi dobrą praktykę, która może okazać się pomocna w przypadku ewentualnych nieporozumień lub sporów. Ton rozmowy powinien być spokojny, rzeczowy i profesjonalny. Nie należy wdawać się w emocjonalne dyskusje ani komentować zachowań pracownika. Warto wyraźnie wskazać, że decyzja została już podjęta, a rozmowa ma na celu przekazanie informacji i dopełnienie formalności. Pracownik powinien mieć możliwość zadania pytań, jednak nie jest to moment na ponowne uzasadnianie decyzji ani prowadzenie negocjacji.

Jakie dokumenty przekazać pracownikowi?

W dniu rozmowy należy przekazać wszystkie dokumenty związane z rozwiązaniem umowy. Są to przede wszystkim pismo wypowiadające umowę, rozliczenie niewykorzystanego urlopu i wynagrodzenia, a także – jeśli to możliwe – świadectwo pracy. W przypadku rozwiązania umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia, świadectwo może zostać przekazane w ostatnim dniu pracy. Jeśli po ustaniu stosunku pracy obowiązuje zakaz konkurencji, należy również zadbać o podpisanie stosownego porozumienia oraz wyjaśnienie zasad jego stosowania. Warto przygotować pracownikowi komplet dokumentów, tak aby nie było potrzeby późniejszego kontaktu w tej sprawie.

Kiedy informować zespół?

Komunikacja wewnętrzna po rozwiązaniu stosunku pracy jest równie istotna jak formalne aspekty wypowiedzenia. Informację należy przekazać po zakończeniu rozmowy z pracownikiem, w możliwie krótkim czasie. Komunikat powinien być rzeczowy, pozbawiony ocen i komentarzy. Najczęściej wystarczające jest poinformowanie, że współpraca została zakończona i podziękowanie za dotychczasową pracę.
Zbyt późna lub niejasna komunikacja może prowadzić do niepotrzebnych spekulacji, które osłabiają zaufanie i morale zespołu. Dlatego obowiązki HR i przełożonego przy rozwiązywaniu stosunku pracy obejmują również odpowiedzialność za atmosferę po zakończeniu współpracy.

„Każde wypowiedzenie powinno być przeprowadzone z szacunkiem, starannością i zgodnie z procedurą. To nie tylko obowiązek prawny, ale także wyraz dojrzałości organizacyjnej.”

Dowiedz się więcej o fundacjach rodzinnych w 2025 roku: https://mdl-kancelariaprawna.pl/porady-prawne/fundacja-rodzinna-w-2025-roku-co-musisz-wiedziec-fundacja-rodzinna-poradnik/

Lista kontrolna: obowiązki HR i przełożonego przy rozwiązywaniu stosunku pracy:

PRZED ROZMOWĄ Z PRACOWNIKIEM:
☐ Zweryfikuj, czy istnieje konkretna i aktualna przyczyna wypowiedzenia
☐ Zgromadź dokumentację (notatki służbowe, oceny, korespondencję, plan naprawczy)
☐Sprawdź, czy pracownik nie korzysta ze szczególnej ochrony (ciąża, wiek przedemerytalny, związek zawodowy itd.)
☐ Skonsultuj treść wypowiedzenia z prawnikiem
☐Przygotuj komplet dokumentów (wypowiedzenie, rozliczenia, ewentualny zakaz konkurencji)
☐ Ustal, czy osoby obecne podczas rozmowy (przełożony, przedstawiciel HR)
☐ Zarezerwuj spokojne, zamknięte pomieszczenie na rozmowę
W TRAKCIE ROZMOWY:
☐ Wręcz wypowiedzenie wraz z pouczeniem o możliwości odwołania się do sądu pracy
☐ Zachowaj spokojny, profesjonalny ton
☐ Zapewnij możliwość zadania pytań przez pracownika
☐ Sporządź notatkę, jeśli pracownik odmówił potwierdzenia odbioru dokumentu
PO ROZMOWIE:
☐ Przekaż pracownikowi komplet dokumentów (w tym świadectwo pracy, jeśli to możliwe)
☐ Poinformuj zespół o zakończeniu współpracy w sposób neutralny i profesjonalny
☐ Zarchiwizuj dokumentację w aktach osobowych pracownika
☐ Zapewnij dostępność HR lub przełożonego w razie dalszych pytań pracownika

W czym możemy pomóc Ci pomóc?

Nasza Kancelaria wspiera działy HR i przełożonych w procesie rozwiązywania stosunku pracy, oferując m.in.:

• analizę sytuacji pracownika i ocenę, czy istnieją podstawy do wypowiedzenia,
• weryfikację, czy pracownik korzysta ze szczególnej ochrony przed zwolnieniem,
• przygotowanie pełnej dokumentacji (w tym treści wypowiedzenia z pouczeniem),
• wsparcie w rozmowie z pracownikiem – wskazówki dotyczące tonu, miejsca, przebiegu,
• opracowanie planu komunikacji z zespołem po zakończeniu współpracy,
• konsultacje w przypadku ewentualnych roszczeń pracownika lub sporów sądowych.

FAQ:

Jakie dokumenty należy przekazać zwalnianemu pracownikowi?
W dniu rozmowy należy przekazać wszystkie dokumenty związane z rozwiązaniem umowy. Są to przede wszystkim pismo wypowiadające umowę, rozliczenie niewykorzystanego urlopu i wynagrodzenia, a także – jeśli to możliwe – świadectwo pracy. W przypadku rozwiązania umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia, świadectwo może zostać przekazane w ostatnim dniu pracy.

Jaka powinna być przyczyna wypowiedzenia?
Pierwszym krokiem jest weryfikacja, czy zachodzi przesłanka do wypowiedzenia. Przyczyna wypowiedzenia powinna być konkretna, aktualna i udokumentowana. Jeśli decyzja dotyczy niewywiązywania się z obowiązków, nieprawidłowości w pracy lub innych uchybień, konieczne jest posiadanie potwierdzającej to dokumentacji.

Kiedy należy poinformować zespół o odejściu pracownika?
Informację należy przekazać po zakończeniu rozmowy z pracownikiem, w możliwie krótkim czasie. Komunikat powinien być rzeczowy, pozbawiony ocen i komentarzy.

Potrzebujesz wsparcia przy planowanym zakończeniu współpracy z pracownikiem?
Skontaktuj się z naszą Kancelarią. Zapewniamy kompleksową pomoc prawną na każdym etapie – od oceny sytuacji i przygotowania dokumentów, przez doradztwo dla HR i przełożonych, aż po bezpieczne przeprowadzenie rozmowy i wdrożenie procedur zgodnych z prawem.