Końcówka każdego roku kalendarzowego to okres, w którym wielu pracodawców organizuje wigilie firmowe czy różnego rodzaju spotkania integracyjne dla swoich pracowników. Choć wydarzenia te mają przede wszystkim wzmacniać relacje w zespole i budować kulturę organizacyjną, warto pamiętać, że ich organizacja wiąże się z określonymi obowiązkami po stronie pracodawcy. Dotyczy to nie tylko kwestii podatkowych czy BHP, ale również dbania o przepisy RODO, możliwość udostępnienia alkoholu oraz kwestii zasad związanych z czasem pracy.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Czy podczas imprez integracyjnych można podawać alkohol pracownikom?
- Czy RODO obowiązuje także na wigiliach firmowych?
- Czy udział w wigilii firmowej to nadgodziny?
Koniec roku to dobry czas na zadbanie o zgodność z GPSR: https://mdl-kancelariaprawna.pl/porady-prawne/gpsr-w-2025-roku-na-konsultacje-z-prawnikiem-nie-jest-za-pozno/
RODO, czyli dane osobowe muszą być chronione
Organizacja wigilii firmowej wiąże się również z przetwarzaniem danych osobowych. Najczęściej dotyczy to:
- tworzenia list uczestników (czyli dane takie jak imię, nazwisko),
- zbierania zgód dotyczących np. publikacji zdjęć z wydarzenia z wizerunkiem osoby,
- gromadzenia preferencji żywieniowych (dane te mogą dotykać szczególnych kategorii danych, np. kwestii zdrowotnych – alergii pokarmowych lub wyznania danej osoby, jeśli pracownik sam to przy okazji ujawni).
Podstawą przetwarzania danych osobowych może być:
- art. 6 ust. 1 lit. f) RODO prawnie uzasadniony interes pracodawcy (przykładowo organizacja wydarzenia firmowego),
- w przypadku zdjęć publikowanych w social mediach zgoda pracownika, którą można w dowolnym momencie odwołać, czyli art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
Zawsze warto unikać zbierania danych nadmiarowych. Przykładowo, jeśli pracownik nie chce ujawniać preferencji żywieniowych, pracodawca może zastosować menu uniwersalne lub zapytać o preferencje w formie fakultatywnej.
Dowiedz się więcej o prawie autorskim: https://mdl-kancelariaprawna.pl/porady-prawne/prawa-autorskie-w-umowach-na-co-musisz-zwrocic-uwage/
Impreza wigilijna a alkohol – czy można go podawać?
Zasady dotyczące spożywania alkoholu zależą w dużej mierze od miejsca organizacji wydarzenia.
- Impreza na terenie zakładu pracy
Zgodnie z ustawą o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, na terenie zakładu pracy obowiązuje bezwzględny zakaz sprzedaży, podawania i spożywania, a nawet wnoszenia alkoholu. W efekcie, jeśli wigilia odbywa się w biurze lub innym obiekcie należącym do pracodawcy, alkohol jest niedopuszczalny i pracodawca pod żadnym pozorem nie powinien go podawać.
- Impreza poza zakładem pracy
Z kolei jeśli wydarzenie odbywa się w restauracji lub innym zewnętrznym lokalu, zakaz ustawowy nie obowiązuje, oczywiście o ile zatrudniane są osoby dorosłe i nie ma ryzyka, że alkohol zostałby nieświadomie podany na przykład niepełnoletniemu praktykantowi. Pracodawca powinien jednak wziąć pod uwagę m.in. kwestie takie jak:
- określenie, czy spotkanie odbywa się w godzinach pracy,
- potencjalne ryzyko wypadków, w tym czy pracownik planuje wracać służbowym autem lub kontynuować pracę po spotkaniu.
Nieodpowiedzialne spożycie alkoholu może komplikować ustalanie odpowiedzialności w razie ewentualnych zdarzeń, dlatego rekomenduje się umiarkowane podejście i stworzenie jasnych zasad uczestnictwa. Warto pamiętać też, bazując na doświadczeniu i obserwacjach życiowych, że nadmierne spożycie alkoholu może negatywnie wpłynąć na przebieg i zachowanie porządku podczas wydarzenia.
Na temat Mikołajek w firmie pisaliśmy już na naszym blogu: https://mdl-kancelariaprawna.pl/porady-prawne/mikolajki-w-firmie-zgodne-z-prawem/
Czy impreza firmowa to nadgodziny?
Co do zasady, analizując przepisy, udział w wigilii firmowej nie jest uznawany za wykonywanie kodeksowych obowiązków pracowniczych, a więc nie stanowi czasu pracy. Pracownik, który po godzinach uczestniczy w spotkaniu integracyjnym, nie nabywa prawa do wynagrodzenia za nadgodziny.
Wyjątek może dotyczyć sytuacji, w których wydarzenie:
- jest organizowane w godzinach pracy, a pracownik ma obowiązek uczestniczyć w danym spotkaniu z jasnego polecenia pracodawcy (na przykład jest to tematyczne szkolenie połączone z integracją zespołową).
W takiej sytuacji czas spędzony na wydarzeniu należy traktować jak czas pracy w rozumieniu kodeksu pracy.
Podsumowanie
Wigilia firmowa może być wartościowym elementem integracji i budowania zespołu, jednak powinna być zaplanowana w sposób zgodny z prawem i z poszanowaniem praw pracowników. Pracodawca powinien pamiętać o:
- dobrowolności uczestnictwa pracowników,
- zasadach przetwarzania danych osobowych,
- ograniczeniach dotyczących alkoholu,
- rozróżnieniu między czasem pracy wynikającym z umowy o pracę a wydarzeniem towarzyskim.
Jeżeli potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu regulaminu świątecznych wydarzeń pracowniczych, polityki RODO lub oceny ryzyk prawnych związanych z organizacją imprez firmowych, Kancelaria MDL chętnie pomoże w dbaniu o legalny wymiar imprezy pracowniczej.
W czym możemy pomóc Ci pomóc?
- Wesprzemy Cię w doborze odpowiednich umów z Twoimi kadrami.
- Doradzimy, jak legalnie organizować imprezy firmowe.
- Wdrożymy RODO w Twojej firmie.
FAQ
- Czy podczas imprez integracyjnych można podawać alkohol pracownikom?
Zasady dotyczące spożywania alkoholu zależą w dużej mierze od miejsca organizacji wydarzenia i tego, czy odbywa się ono w zakładzie pracy, czy w zewnętrznym lokalu.
- Czy RODO obowiązuje także na wigiliach firmowych?
Tak, RODO obowiązuje, jeżeli przewidziane są na przykład publikacje z wydarzenia w internecie.
- Czy udział w wigilii firmowej to nadgodziny?
Co do zasady, udział w wigilii firmowej nie jest uznawany za wykonywanie obowiązków pracowniczych, a więc nie stanowi czasu pracy.
Skontaktuj się z nami już dziś za pomocą poniższego formularza kontaktowego!
