Wejście w życie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów1 stanowi znaczący krok w polskim prawodawstwie, dostosowując je do wymogów unijnej Dyrektywy 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii2. Celem tej regulacji było stworzenie mechanizmów umożliwiających zgłaszanie nieprawidłowości przy jednoczesnym zapewnieniu ochrony osobom, które zdecydowały się na takie działania. Szczególnie istotne znaczenie ma system zgłoszeń zewnętrznych, który zacznie działać od 25 grudnia 2024 r.
Rodzaje zgłoszeń sygnalisty
Ustawa przewiduje trzy podstawowe formy działania dla osób zgłaszających naruszenia prawa:
Zgłoszenia wewnętrzne – dokonywane w ramach organizacji, w której pracuje sygnalista lub z którą jest związany. Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna być przedstawiona każdemu pracownikowi, a także osobom ubiegającym się o pracę w procesie rekrutacji.
Zgłoszenia zewnętrzne – skierowane do organów publicznych, takich jak Rzecznik Praw Obywatelskich (RPO) lub inne podmioty administracji publicznej. Co warte podkreślenia, sygnalista może skorzystać z tej procedury niezależnie od uprzedniego korzystania z procedury wewnętrznej swojej organizacji.
Ujawnienia publiczne – polegające na informowaniu opinii publicznej, co stanowi ostateczność w przypadku braku skuteczności innych form zgłoszenia.
Od 25 września 2024 r. sygnaliści mogą dokonywać zgłoszeń wewnętrznych. Natomiast zgłoszenia zewnętrzne oraz pełna rola Rzecznika Praw Obywatelskich zostaną wdrożone wraz z wejściem w życie Rozdziału 4 ustawy.
System zgłoszeń zewnętrznych
Zgłoszenie zewnętrzne polega na przekazaniu informacji o naruszeniu prawa do RPO lub innego organu publicznego. Informacja ta może dotyczyć zarówno zaistniałego, jak i potencjalnego naruszenia prawa, a także prób jego ukrycia. Rzecznik Praw Obywatelskich, jako koordynator tego systemu, przyjmie zgłoszenia i przeprowadzi ich wstępną weryfikację, a następnie przekaże sprawy do właściwych organów publicznych. Konkretyzując, zajmie się tym Zespół do Spraw Sygnalistów, który nie tylko będzie rozpatrywał zgłoszenia, ale także udzielał porad prawnych oraz edukował społeczeństwo w zakresie praw sygnalistów.
Ważne terminy
W terminie 7 dni od złożenia wniosku sygnalista powinien otrzymać od organu administracji publicznej potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Informacja zwrotna na temat podjętych działań w sprawie powinna być z kolei przekazana w ciągu 3 miesięcy, a w uzasadnionych przypadkach okres ten wydłuża się do 6 miesięcy.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak kluczową rolę odgrywają szkolenia z zakresu ochrony sygnalistów, przeczytaj artykuł na naszym blogu:
Kluczowe wyzwania dla samorządów
Wejście w życie przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych będzie miało istotny wpływ na jednostki samorządu terytorialnego. Organy samorządowe, jako część szeroko rozumianej administracji publicznej, będą zobowiązane do rozpoznawania zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa w swoich obszarach działania. Zakres obowiązków jednostek samorządu terytorialnego obejmie nie tylko przyjmowanie zgłoszeń, ale także rozstrzyganie kwestii związanych z właściwością organów odpowiedzialnych za podjęcie dalszych działań. Problematyczne mogą okazać się sytuacje sporne dotyczące tego, czy dany organ jest właściwy do rozpatrzenia zgłoszenia. W takich przypadkach przepisy odsyłają do Kodeksu postępowania administracyjnego. Niewykluczone jest pojawienie się sporów kompetencyjnych.
Rola Rzecznika Praw Obywatelskich w ochronie sygnalistów
Zadania RPO w zakresie zgłoszeń zewnętrznych będą miały charakter koordynacyjny. W szczególności rzecznik:
- Przyjmie zgłoszenia dotyczące naruszeń w dziedzinach określonych w ustawie i przekaże je właściwym organom.
- Rozpatrzy zgłoszenia dotyczące naruszeń praw człowieka i wolności, jeśli żaden inny organ publiczny nie będzie właściwy do ich rozpoznania.
W praktyce oznacza to, że RPO nie przejmie pełnej odpowiedzialności za rozpoznawanie zgłoszeń, co pozostawia znaczny zakres działań w zakresie kompetencyjnym innych organów publicznych, w tym jednostek samorządowych.
W jakiej formie będzie można zgłaszać nieprawidłowości?
Po wdrożeniu przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, sygnaliści będą mogli zgłaszać naruszenia w formie:
- Ustnej (przykładowo telefonicznie lub podczas spotkania z przedstawicielem organu publicznego).
- Pisemnej (za pośrednictwem formularza online lub w formie papierowej).
Te rozwiązania mają zapewnić łatwość i dostępność procedur, przy jednoczesnym zachowaniu poufności danych sygnalistów. Forma ma być jak najbardziej dogodna dla osoby zgłaszającej.
Sygnalista w zgłoszeniu powinien podać dane do kontaktu.
Problemy interpretacyjne i perspektywy
Ustawa o ochronie sygnalistów, choć jest krokiem w dobrym kierunku, pozostawia wiele kwestii otwartych. Przykładem mogą być wątpliwości związane z właściwością organów publicznych czy ogólny charakter przepisów, który będzie wymagał doprecyzowania na poziomie praktycznym. Z biegiem czasu praktyka wypracuje zapewne ścieżki interpretacyjne i sposoby rozwiązywania tych niejasności.
Reasumując, wdrożenie przepisów dotyczących zewnętrznego systemu zgłoszeń w praktyce będzie jednak wyzwaniem zarówno dla Rzecznika Praw Obywatelskich, jak i jednostek samorządu terytorialnego oraz innych organów publicznych. Kluczowe będzie stworzenie efektywnych procedur i rozwiewanie wątpliwości interpretacyjnych, aby zapewnić skuteczną ochronę osób zgłaszających naruszenia prawa.
Kancelaria MDL prowadzi wsparcie w zakresie:
- sporządzania dokumentów wymaganych przez ustawę o ochronie sygnalistów, takich jak Regulamin zgłoszeń wewnętrznych lub wzory formularzy zgłoszeń wewnętrznych,
- tworzenia Rejestru zgłoszeń wewnętrznych,
- prowadzenia szkoleń z praktycznego stosowania ustawy o ochronie sygnalistów.
Skontaktuj się z nami, korzystając z poniższego formularza kontaktowego:
