Wejście w życie unijnego rozporządzenia w sprawie przeciwdziałania wylesianiu (EUDR) rewolucjonizuje zasady importu i handlu takimi towarami jak drewno, meble, kauczuk, kakao czy kawa. Wielu przedsiębiorców zakłada, że za zgodność surowców z wymogami ekologicznymi odpowiada zagraniczny kontrahent. To niebezpieczny błąd, który może sparaliżować płynność finansową i doprowadzić do dotkliwych strat.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Gdzie powstają koszty, gdy dostawca nie jest przygotowany do EUDR?
- Co sprawdzić przed kolejnym zamówieniem?
- Jak zabezpieczyć ciągłość dostaw i ustalić odpowiedzialność w umowach?
- Czy przygotowanie do EUDR może pomóc zdobywać kontrakty?
Gdzie pojawiają się ukryte koszty nieprzygotowania dostawcy?
Skupienie się wyłącznie na cenie zakupu może przesłonić koszty weryfikacji pochodzenia towaru. Importer wprowadzający objęty produkt po raz pierwszy na rynek UE odpowiada za realizację swoich obowiązków EUDR. Zapewnienie zagranicznego dostawcy o zgodności produktu nie zastępuje należytej staranności. Firmy kupujące produkty już wprowadzone na rynek UE mogą mieć inny zakres obowiązków. Poniżej przedstawiamy największe ryzyka, w których to kryją się dodatkowe koszty a łatwo je przeoczyć.
Czas pracowników i weryfikacja danych
W standardowej procedurze należytej staranności importer musi pozyskać dane pozwalające ustalić działki pochodzenia surowca. Geolokalizacja obejmuje współrzędne, a dla działek przekraczających cztery hektary, z wyjątkiem produkcji bydła, wymagane są poligony opisujące ich granice. Jeżeli dostawca przesyła niekompletne pliki lub niespójne informacje, spółka musi wyjaśniać rozbieżności. Do tego mogą dojść wydatki na zewnętrznych ekspertów i narzędzia. Przy przykładowych założeniach 40 godzin dodatkowej pracy po 150 zł oznacza 6000 zł kosztu. To ilustracyjny rachunek pokazujący, jak szybko pozornie drobne braki mogą obniżyć rentowność zamówienia.
Przestój na granicy i ryzyko kar finansowych
Przy imporcie objętym obowiązkami EUDR organom celnym trzeba udostępnić wymagany numer referencyjny oświadczenia o należytej staranności (DDS) albo, w odpowiednich przypadkach, identyfikator uproszczonej deklaracji. Brak danych niezbędnych do dopełnienia tych formalności może opóźnić dopuszczenie towaru do obrotu.
Potencjalne koszty obejmują magazynowanie, opłaty za przetrzymanie kontenera, dodatkowy transport i roszczenia odbiorców. To, kto ostatecznie poniesie te wydatki, zależy również od umów i okoliczności opóźnienia.
Za naruszenia przewidziano także sankcje. EUDR wymaga, aby maksymalny pułap kary pieniężnej dla osoby prawnej wynosił co najmniej 4% jej rocznego obrotu w UE z roku finansowego poprzedzającego decyzję o karze. Konkretna kara zależy od naruszenia i przepisów krajowych. Katalog sankcji obejmuje również konfiskatę produktów oraz czasowe wykluczenie z zamówień publicznych. Ilustruje to jak poważnym zagrożeniem jest zlekceważenie przepisów EUDR.
Awaryjna zmiana dostawcy i utrata marży
Produkt objęty EUDR musi spełniać wymogi dotyczące braku wylesiania po 31 grudnia 2020 r. oraz zgodności z odpowiednim prawem kraju produkcji. W przypadku drewna znaczenie ma również degradacja lasów. Brak wymaganych informacji może uniemożliwić importerowi legalne wprowadzenie produktu na rynek.
Jeżeli problem ujawni się tuż przed dostawą, firma może potrzebować zakupu zastępczego. Jakie mamy tutaj największe ryzyko finansowe? Wyższa cena, ekspresowy transport i przestój produkcji mogą pochłonąć marżę wypracowaną na całym kontrakcie.
Co sprawdzić przed kolejnym zamówieniem u kontrahenta?
Zacznij od ustalenia, czy konkretny produkt jest objęty EUDR i jaką rolę pełni Twoja firma. Znaczenie mają m.in. kod CN produktu oraz miejsce przedsiębiorstwa w łańcuchu dostaw.
Przy bezpośrednim imporcie sprawdź przede wszystkim:
- Identyfikowalność surowca: Czy dostawca potrafi wskazać jego pochodzenie i powiązać przekazywane dane z zamawianym towarem? Poproś o przykładowy komplet informacji przed podpisaniem umowy.
- Dowody zgodności: Czy dokumenty pozwalają zweryfikować legalność produkcji oraz spełnienie wymogu braku wylesiania? Samo ogólne zapewnienie kontrahenta nie daje wystarczającej podstawy do oceny.
- Postępowanie przy brakach: Kto wyjaśnia rozbieżności, w jakim terminie i na czyj koszt? Czy dostawca poinformuje Cię o zmianie źródła surowca przed wysyłką?
Warto sprawdzić te elementy na próbnej dostawie dokumentacji. Pozwala to ocenić faktyczną gotowość partnera.
Jak zabezpieczyć firmę przed skutkami braków u dostawcy?
Dobre przygotowanie wymaga połączenia zasad zakupowych, odpowiedzialności pracowników i odpowiednio ułożonych umów.
- Wewnętrzna zasada „brak danych = brak wysyłki”. Ustal, że dostawca otrzymuje zgodę na wysyłkę po sprawdzeniu wymaganych informacji. To proponowane zabezpieczenie organizacyjne, wyprzedzające odprawę. Wskaż osobę odpowiedzialną za akceptację dokumentacji.
- Precyzyjne warunki umowne. Określ zakres danych, terminy ich przekazania, obowiązek zgłaszania zmian, zasady audytu oraz rozliczania kosztów uchybień. Możliwość dochodzenia odszkodowania zależy od prawa właściwego i treści umowy. Nie należy zakładać, że dostawca automatycznie zwróci każdą karę lub stratę.
- Rezerwowe źródła zaopatrzenia. Przygotuj listę alternatywnych dostawców i sprawdź ich dokumentację, dostępność towaru oraz czas realizacji. Plan awaryjny powinien uwzględniać koszt zmiany partnera.
Umowa z dostawcą nie zwalnia importera z jego własnych obowiązków wobec organów. Może natomiast uporządkować współpracę i podstawy dochodzenia roszczeń.
Czy przygotowanie do EUDR może pomóc zdobywać nowe kontrakty?
Sprawne zarządzanie wymaganymi informacjami może ułatwiać rozmowy handlowe. Odbiorca otrzymuje czytelne dane, wie, kto odpowiada za ich przekazanie, i może szybciej wyjaśnić wątpliwości dotyczące dostawy.
Zakres udostępnianych informacji powinien odpowiadać roli firmy i obowiązkom w danej transakcji. Nie każdy uczestnik łańcucha dostaw musi samodzielnie składać DDS.
Dla klienta wartością jest przewidywalny partner: dotrzymujący terminów, reagujący na braki i potrafiący udokumentować spełnienie właściwych wymagań. Taka organizacja współpracy może wzmacniać wiarygodność firmy i pomagać utrzymać rentowne kontrakty.
W czym możemy Ci pomóc?
- Audyt umów handlowych i łańcucha dostaw: Weryfikujemy i dostosowujemy umowy z dostawcami (zapisy SLA, klauzule odszkodowawcze, zasady odpowiedzialności za braki w danych).
- Kwalifikacja ról i opracowanie procedur należytej staranności: Ustalamy formalny status Twojej firmy (Operator vs Handlowiec) oraz wdrażamy wewnętrzne procedury compliance i systemy oceny ryzyka.
- Wsparcie w rejestracji i obsłudze TRACES NT oraz spraw celnych: Pomagamy w prawidłowym powiązaniu numerów EORI i deklaracji DDS z procedurami celnymi importowymi.
- Szkolenia dla zarządów i działów zakupów: Prowadzimy praktyczne warsztaty z weryfikacji dostawców i zarządzania ryzykiem w łańcuchu dostaw.
FAQ
Ile może kosztować firmę nieprzygotowany dostawca EUDR?
Koszty mogą obejmować dodatkową weryfikację dokumentów, magazynowanie, przestoje transportowe i zakup zastępczego towaru. Przykładowo 40 godzin dodatkowej pracy przy założonej stawce 150 zł za godzinę oznacza 6000 zł wydatku. Ostateczny koszt zależy od skali braków, długości opóźnienia i warunków umowy.
Kto odpowiada za zgodność z EUDR, importer czy zagraniczny dostawca?
Importer wprowadzający objęty produkt po raz pierwszy na rynek UE odpowiada za realizację własnych obowiązków EUDR, w tym należytej staranności. Samo zapewnienie zagranicznego dostawcy o zgodności towaru nie wystarcza. Umowa może określać odpowiedzialność dostawcy za uchybienia, ale nie zwalnia importera z jego obowiązków wobec organów.
Jak sprawdzić gotowość dostawcy do EUDR przed zamówieniem?
Przy bezpośrednim imporcie sprawdź, czy dostawca potrafi przekazać wymagane dane o pochodzeniu surowca, geolokalizacji oraz dowody legalności produkcji i braku wylesiania. Poproś o przykładowy komplet dokumentacji i zweryfikuj jego powiązanie z towarem. Ustal również termin przekazania danych oraz sposób wyjaśniania braków przed wysyłką.
Skontaktuj się z nami, aby uzyskać fachową pomoc i wsparcie w procesie wdrażania tych zmian. Sprawdź, jak możemy pomóc Twojej firmie dostosować się do nowych przepisów.
