Prawidłowe rozliczanie sprzedaży przy użyciu systemu dokumentującego transakcję to kluczowy element prowadzenia działalności gospodarczej. Większość firm, które sprzedają towary lub usługi, ma obowiązek korzystania z kasy fiskalnej w celu prawidłowego dokumentowania transakcji. Zaniedbania w tej kwestii mogą prowadzić do nałożenia kar. Niniejszy artykuł przybliży obowiązki podatników w zakresie dokumentowania sprzedaży, również tej internetowej. Przedstawimy też praktyczne porady co zrobić, gdy wystąpi awaria kasy fiskalnej.
Kto ma obowiązek posiadania i korzystania z kas fiskalnych?
Obowiązek korzystania z kasy fiskalnej dotyczy przedsiębiorców, którzy prowadzą sprzedaż dla konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych). Wynika z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (VAT). System dokumentujący transakcję to nie tylko narzędzie ułatwiające sprzedaż, ale również wymóg prawny, którego naruszenie może skutkować karami.
Co w przypadku, gdy wystąpi awaria kasy fiskalnej?
Zasada jest taka, że sprzedaż osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym bez kasy fiskalnej jest niedopuszczalna.
Przedsiębiorca, który chce z góry zabezpieczyć się przed awarią, powinien wyposażyć się w kasę rezerwową. W sytuacji, gdy główny system nie działa poprawnie, a podatnik nie dysponuje kasą rezerwową, prowadzenie sprzedaży jest niedopuszczalne.
Czasowa przerwa w działaniu systemu online
W sytuacji, gdy nie działa podstawowa kasa rejestrująca, a nie ma zapasowej spełniającej wymogi, sprzedaż nie powinna być w ogóle prowadzona. Jeżeli jednak niemożność jest czasowa i niezależna od podatnika, a spełnione są warunki połączenia telekomunikacyjnego kasy z Centralnym Repozytorium Kas – podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić to połączenie niezwłocznie po ustaniu tych przyczyn.
Konsekwencje naruszenia przepisów o systemie dokumentującym transakcję
Niezachowanie obowiązku wystawienia dokumentu z kasy rejestrującej niesie za sobą ryzyko nałożenia grzywny. Zgodnie z art. 62 § 1 Kodeksu karnego skarbowego, za brak wystawienia faktury lub paragonu grozi kara grzywny. Wysokość kary ustala się indywidualnie, biorąc pod uwagę charakter czynu i warunki podatnika. W tym przypadku maksymalna liczba stawek dziennych to 180, a wysokość 1 stawki dziennej w 2024 r. to nie mniej niż 143 zł.
Warto zaznaczyć, że odpowiedzialność za naruszenia przepisów o systemie dokumentującym transakcję spoczywa bezpośrednio na podatniku, czyli przedsiębiorcy.
Jak uniknąć problemów z systemem dokumentującym transakcję?
Aby uniknąć potencjalnych problemów i kar, kluczowe jest przestrzeganie zasad ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu systemu dokumentującego transakcję. Warto zainwestować w dodatkową kasę rezerwową, która w przypadku awarii podstawowego urządzenia, pozwoli na kontynuację sprzedaży zgodnie z prawem.
Co zrobić, gdy sprzedawano produkty bez kasy fiskalnej?
Jeśli doszło do dokonania sprzedaży bez kasy fiskalnej, warto podjąć odpowiednie kroki naprawcze. W sytuacji, gdy nie wszczęto jeszcze żadnego postępowanie, w celu uniknięcia odpowiedzialności karno-skarbowej warto złożyć czynny żal.
Dzięki temu, że dobrowolnie przyznasz się do popełnienia wykroczenia karno-skarbowego oraz równocześnie przedstawisz potwierdzenie, że dopełniłeś obowiązku, który na Tobie ciążył, nie poniesiesz odpowiedzialności karno-skarbowej.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak poprawnie złożyć czynny żal, zapoznaj się z artykułem na naszym blogu:
Skontaktuj się z nami, jeżeli masz wątpliwości związane z prawidłowym ewidencjonowaniem sprzedaży lub potrzebujesz wsparcia prawnego w zakresie obsługi kasy fiskalnej.
Jak możemy Ci pomóc?
- Doradzimy w zakresie konieczności posiadania oraz korzystania z kasy fiskalnej pod kątem prawnym.
- Wskażemy wymagania prawne dotyczące ewidencjonowania sprzedaży.
- Pomożemy w złożeniu czynnego żalu.
