Kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) to element wpisany w prowadzenie działalności, z którym w pewnym momencie może spotkać się każdy pracodawca – niezależnie od wielkości firmy czy branży, w której działa. Celem takiej kontroli jest weryfikacja przestrzegania obowiązujących przepisów prawa pracy, w tym związanych z BHP oraz legalności zatrudnienia osób – zarówno Polaków, jak i cudzoziemców.
Jak się do niej przygotować i czego się spodziewać? Zachęcamy do lektury niniejszego artykułu.
Kogo dotyczy kontrola PIP?
Kontrola PIP dotyczy podmiotów, które zatrudniają osoby trzecie. Nadzór i kontrola zapewnienia przez przedsiębiorcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, poza osobami zatrudnionymi na podstawie klasycznej umowy o pracę, dotyczy także:
– osób fizycznych wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy
– osób wykonujących na własny rachunek działalność gospodarczą w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę lub przedsiębiorcę, niebędącego pracodawcą, na rzecz którego taka praca jest świadczona,
– uczniów i studentów, niebędących pracownikami,
– osób przebywających w zakładach karnych i zakładach poprawczych, wykonujących pracę.
Ramy prawne kontroli określa Ustawa z dnia 6 marca 2018 roku Prawo przedsiębiorców oraz Ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 roku o Państwowej Inspekcji Pracy. Należy jednak wskazać, że niektóre regulacje z Prawa przedsiębiorców mogą ulec modyfikacji ze względu na lex specialis, czyli drugą z wymienionych ustaw. Przykładem jest możliwość przeprowadzenia przez PIP kontroli bez zapowiedzi. W przypadku stosowania Prawa przedsiębiorców – kontrole niezapowiedziane mogą odbywać się tylko w jasno wskazanych przypadkach (art. 48 ust. 11) na przykład gdy chodzi o sytuacje związane z bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska.
Co zmieniło się w prawie pracy od 1 czerwca 2025? Sprawdź już teraz:
Przebieg kontroli – na to się przygotuj!
Kontrola PIP może odbyć się po uprzednim dostarczeniu przedsiębiorcy zawiadomienia, jednakże Ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy w art. 24 przyznaje uprawnienie do przeprowadzania kontroli ad hoc. Oznacza to, że inspektor może pojawić się w zakładzie pracy w dowolnie ustalonym terminie, a przedsiębiorca musi umożliwić przeprowadzenie kontroli.
Art. 24.
Inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania, bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy, kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, kontroli przestrzegania przepisów dotyczących legalności zatrudnienia w zakresie, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 i 4, kontroli wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę oraz kontroli przestrzegania przepisów dotyczących ograniczenia handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni.
Kontrolę przeprowadza się po okazaniu legitymacji służbowej potwierdzającej tożsamość i uprawnienia inspektora pracy lub innego upoważnionego pracownika Państwowej Inspekcji Pracy, a także upoważnienia do jej przeprowadzenia. Warto wiedzieć, że poza inspektorem w kontroli mogą brać udział również biegli i specjaliści, na podstawie imiennego upoważnienia wydanego przez Głównego Inspektora Pracy lub okręgowego inspektora pracy.
Podczas kontroli, która może się odbywać w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach wykonywania jego zadań lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych, inspektor PIP zwraca uwagę na to, czy praca odbywa się w warunkach bezpiecznych, które nie zagrażają życiu lub zdrowiu pracowników. Może swobodnie poruszać się po zakładzie pracy. Przedsiębiorca w żadnym wypadku nie może zabraniać udzielania informacji ani wpływać na wypowiedzi swoich pracowników. Inspektor obserwuje stanowiska pracy, może również rozmawiać z pracownikami. Przykładowo, może zweryfikować, czy do pomieszczeń zapewniony jest dopływ świeżego powietrza, działa wentylacja, a pracownicy są wyposażeni w środki ochrony przed przykładowo oparami, jeżeli praca polega na kontakcie z substancjami chemicznymi.
Inspektor PIP weryfikuje również dokumenty. Czego może żądać inspektor PIP? Przykłady dokumentów, które mogą być przydatne podczas kontroli to:
- umowy o pracę,
- ewidencje czasu pracy,
- instrukcja BHP oraz dokumenty potwierdzające przeprowadzanie szkoleń z zakresu BHP,
- regulamin pracy.
Warto zaznaczyć, że przedsiębiorca powinien dbać o to, aby posiadać dowody przeprowadzenia szkoleń swoich kadr. Przyspieszy to i ułatwi przebieg kontroli. Podczas kontroli pomocne może okazać się wsparcie i wiedza działów HR oraz księgowości, ponieważ są one związane na co dzień z warunkami zatrudniania, wysokościami wynagrodzeń i prawidłowością tych procesów.
Zakończenie kontroli
Po przeprowadzeniu kontroli może zostać wydana decyzja, polecenie lub zostać wniesione powództwo, jeżeli jest to zasadne. Decyzje mogą być wydawane w formie pisemnej lub ustnej, co określają przepisy. Jeżeli stwierdzone zostaną naruszenia, inspektor może nakazać ich usunięcie. Od decyzji inspektora pracy wydanej w formie pisemnej lub stanowiącej wpis do dziennika budowy, podmiotowi kontrolowanemu przysługuje odwołanie do okręgowego inspektora pracy. Należy wnieść je w terminie 7 dni od daty otrzymania decyzji.
Przedsiębiorco – pamiętaj o sprzeciwie!
Prawo przedsiębiorców przewiduje możliwość wniesienia sprzeciwu w związku z przeprowadzaną kontrolą. Kiedy przedsiębiorca może wnieść sprzeciw? W sytuacji, gdy organ narusza przepisy lub zasady przeprowadzania kontroli. Nie wszystkie sytuacje nadają się do bycia przedmiotem sprzeciwu. Kiedy wniesienie sprzeciwu jest uzasadnione?
- W przypadku odmowy okazania legitymacji służbowej lub doręczenia upoważnienia przez inspektora.
- Gdy kontrola jest przeprowadzana w niewłaściwym miejscu, to znaczy przykładowo jeśli kontrolę prowadzono poza siedzibą przedsiębiorcy lub miejscem wykonywania działalności gospodarczej lub poza godzinami pracy przedsiębiorcy.
- W sytuacji naruszenia zakazu prowadzenia więcej niż jednej kontroli.
- Jeśli czas trwania kontroli jest zbyt długi.
- W sytuacji, gdy ten sam organ przeprowadził ponowną kontrolę w tym samym przedmiocie.
Art. 59 Ustawy Prawo przedsiębiorców
- Sprzeciw przedsiębiorca wnosi na piśmie do organu kontroli, którego czynności sprzeciw dotyczy. O wniesieniu sprzeciwu przedsiębiorca zawiadamia na piśmie kontrolującego.
- Sprzeciw wnosi się w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli przez organ kontroli lub wystąpienia przesłanki do wniesienia sprzeciwu.
- Wniesienie sprzeciwu powoduje wstrzymanie:
1) czynności kontrolnych przez organ kontroli, którego czynności sprzeciw dotyczy – z chwilą doręczenia kontrolującemu zawiadomienia o wniesieniu sprzeciwu;
2) biegu czasu trwania kontroli – od dnia wniesienia sprzeciwu do dnia zakończenia postępowania wywołanego jego wniesieniem.
Pamiętaj, że na wniesienie sprzeciwu przysługują 3 dni. Nie przegap tego terminu. W razie potrzeby skontaktuj się z prawnikiem.
Więcej o kontrolach pisaliśmy już we wcześniejszym artykule na blogu. Przeczytaj i poznaj ogólne informacje o kontrolach:
Podsumowanie – o czym nie możesz zapomnieć?
Reasumując, kontrola PIP – choć może być niezapowiedziana – wcale nie musi być straszna. Przedsiębiorca, który rzetelnie prowadzi dokumentację, zapewnia zgodne z prawem warunki pracy, a także szkoli pracowników z zakresu BHP podczas kontroli będzie jedynie współpracował z inspektorem. W razie jakichkolwiek wątpliwości z zakresu prawa pracy warto skonsultować się z prawnikiem. Przede wszystkim jednak, należy zwracać uwagę na legalne prowadzenie biznesu na co dzień i należyte przechowywanie dokumentacji. Dzięki temu będziesz gotowy/-a na kontrolę PIP w każdej chwili!
Czy działalność nierejestrowana w 2025 roku to dobry pomysł? Sprawdź artykuł na naszym blogu:
W czym możemy pomóc Ci pomóc?
- Pomożemy Ci przygotować się do kontroli PIP.
- Wesprzemy Cię w bieżącej obsłudze prawnej Twojego biznesu.
- Przeprowadzimy audyt prawny Twojego biznesu.
- Wdrożymy GPSR.
- Sporządzimy opinię prawną na istotny dla Ciebie temat.
Potrzebujesz wsparcia z zakresu prawa pracy lub przygotowania się do kontroli? Skontaktuj się z nami już teraz!
