Zbliżające się Mikołajki oraz okres przedświąteczny to czas, w którym wielu pracodawców planuje obdarowanie swoich pracowników upominkami. To też okres imprez firmowych i spotkań integracyjnych, szczególnie w postaci firmowej wigilii. Takie działania nie tylko budują pozytywną atmosferę w zespole, ale również mogą wpłynąć na motywację i lojalność pracowników. Aby jednak uniknąć problemów prawnych oraz podatkowych, warto stosować się do obowiązujących przepisów nawet w świątecznej atmosferze.
Prezenty dla pracowników – na co zwrócić uwagę?
Prezenty dla pracowników można finansować z dwóch głównych źródeł:
a) Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) – jeśli fundusz został utworzony w danej firmie, można z niego finansować świadczenia socjalne, w tym drobne upominki. Przyznawanie świadczeń z funduszu powinno uwzględniać sytuację życiową, rodzinną i materialną pracownika. Świadczy to o indywidualizacji. Warto zwracać uwagę na wartość planowanych prezentów. Środki z funduszu mogą być przeznaczane wyłącznie na pracowników będących jego uprawnionymi beneficjentami, co powinno wynikać jasno z regulaminu funduszu.
b) Środki obrotowe pracodawcy – jeżeli pracodawca decyduje się na finansowanie prezentów z własnych środków, nie musi uwzględniać kryteriów socjalnych.
Opodatkowanie i oskładkowanie prezentów
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT1, wartość prezentu finansowanego ze środków obrotowych stanowi przychód pracownika, który podlega opodatkowaniu. Wyjątek stanowią świadczenia finansowane z ZFŚS, o ile ich wartość w ciągu roku nie przekracza 1000 zł (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT).
Przykłady dopuszczalnych prezentów to:
– kosze świąteczne ze słodyczami czy kwiatami,
– drobne upominki rzeczowe, np. kubki, kalendarze, słodycze.
Czy pamiętasz, że już 13 grudnia wejdzie w życie Rozporządzenie GPSR? Dowiedz się, jak wdrożyć GPSR w praktyce:
Organizacja imprezy firmowej – wymiar praktyczny
Imprezy firmowe, takie jak wigilie pracownicze czy wyjścia integracyjne, również mogą być finansowane z ZFŚS lub środków własnych pracodawcy. Jeśli korzystamy z funduszu socjalnego, należy pamiętać, że koszty organizacji muszą być zgodne z wewnętrznymi zapisami regulaminu ZFŚS i uwzględniać sytuację socjalną pracowników. Nie ma przeszkód, aby sfinansować imprezę w całości z takich środków.
Podatki i składki – czy trzeba rozliczać udział w imprezie świątecznej?
Koszty organizacji imprez firmowych zazwyczaj nie są przypisywane do przychodów pracowników, jeśli udział w spotkaniu jest dobrowolny, a brak indywidualnego przypisania wartości świadczenia uniemożliwia określenie wartości udziału jednego pracownika. Zazwyczaj nie mamy do czynienia z przymusowym uczestnictwem w imprezach integracyjnych.
Wigilia firmowa a BHP – odpowiedzialność za imprezy integracyjne
Organizując imprezy firmowe, należy pamiętać o bezpieczeństwie uczestników. Pracodawca ponosi odpowiedzialność za zapewnienie warunków bezpiecznych i higienicznych podczas wydarzeń organizowanych na rzecz pracowników tak samo jak podczas wykonywania standardowych obowiązków pracowniczych. Należy mieć na uwadze, że atrakcje zapewniane na imprezie świątecznej nie powinny stwarzać zagrożenia dla uczestników w żadnym stopniu.
Mikołajki w firmie a alkohol
Selekcjonując catering na imprezę świąteczną w firmie warto zwrócić uwagę na obowiązujące przepisy kodeksu pracy2 oraz ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi3 . Wskazuje ona wprost, że sprzedaż, podawanie oraz spożywanie napojów alkoholowych na terenie zakładów pracy oraz miejsc zbiorowego żywienia pracowników jest zabronione. Wprowadza ona też zakaz samego wnoszenia napojów alkoholowych na teren zakładów pracy. Zakazy ustawowe mają w tym zakresie charakter bezwzględny, co oznacza, że pracodawca nie może autorytarnie uznać, że ustawy stosować nie będzie .
W przypadku organizowania imprezy integracyjnej na terenie zakładu pracy, mając na względzie powyższe informacje, pracodawca nie powinien udostępniać pracownikom żadnych napojów alkoholowych. Zaproszeni pracownicy nie powinni z kolei wnosić napojów alkoholowych ani potajemnie ich spożywać.
Z kolei w przypadku organizowania imprezy integracyjnej poza terenem zakładu pracy, na przykład w restauracji, zakazy te nie obowiązują. Pracodawca powinien jednak rozważyć ewentualne zezwolenie na spożywanie napojów alkoholowych. Istotne jest między innymi to:
– czy integracja przebiega w czasie godzin pracy,
– czy pracownicy po spotkaniu mają obowiązek stawienia się w pracy.
Jeśli doszłoby do wypadków przy okazji uczestnictwa w imprezach pracowniczych, trzeźwość pracownika odgrywa znaczenie.
Przebieg imprezy powinien być bezstresowy i służyć zacieśnianiu więzi między współpracownikami. Z tego powodu lepiej minimalizować ryzyko.
Co przysługuje pracownicom, które planują powiększenie rodziny? Zapoznaj się z artykułem na naszym blogu:
W czym możemy pomóc Ci pomóc?
- Doradzimy w wyborze najlepszej formy zatrudniania dla Twojej firmy.
- Sporządzimy wymaganą dokumentację pracowniczą, w tym umowy lub regulaminy.
- Wesprzemy Cię w prawidłowym stosowaniu ustawy o ochronie sygnalistów oraz stworzymy dokumentację wymaganą tym aktem prawnym.
- Przeprowadzimy szkolenia z zakresu prawa pracy i ochrony sygnalistów.
Skontaktuj się z nami, korzystając z poniższego formularza, aby uzyskać fachową pomoc i wsparcie prawne.
