Prowadzisz sklep online i chcesz uporządkować dokumentację związaną z ochroną przetwarzanych danych osobowych? W tym artykule omówimy, jak w praktyce wdrożyć RODO w sklepie internetowym, a także jakie dokumenty są niezbędne, aby sklep działał zgodnie z prawem.
Wewnętrzna i zewnętrzna dokumentacja RODO w sklepie internetowym
Jako przedsiębiorca wiesz już pewnie, że prowadzenie sklepu internetowego wymaga uwzględnienia wielu aspektów prawnych. Od wejścia w życie RODO* wymagane jest także prowadzenia dokumentacji RODO.
* RODO, czyli rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
W niniejszym artykule znajdziesz konkretne kroki dotyczące wdrożenia RODO w sklepie internetowym; omówimy także kluczową dokumentację. Rozpocznijmy jednak od podziału na wewnętrzne i zewnętrzne obowiązki związane z wdrożeniem RODO. Dokumenty zewnętrzne to te, które udostępniasz klientom na stronie sklepu internetowego, jak Polityka Prywatności. Z kolei dokumenty wewnętrzne nie są dostępne dla klientów, mimo że ich posiadanie jest często niezbędne i prawnie wymagane.
Dokumentacja zewnętrzna RODO w sklepie internetowym
Podstawowym dokumentem zewnętrznym RODO w sklepie internetowym jest Polityka Prywatności, zwana też czasem Polityką Prywatności i plików cookies. To w niej informujesz klientów m.in., kim jesteś, jakie ich dane osobowe przetwarzasz, w jakim celu, na jakiej podstawie i jak długo, a także komu je powierzasz bądź udostępniasz. To tak naprawdę zbiór kilku a czasem kilkunastu obowiązków informacyjnych. Wykorzystujesz ją później, żeby spełnić obowiązek informacyjny wobec klientów podczas: zakupów, zakładania konta w sklepie internetowym, zapisu do newslettera, zapisu do mailingu sprzedażowego, itp.
Czy musisz mieć jedną Politykę Prywatności? Nie. Tak właściwie nie musisz mieć w ogóle dokumentu o takiej nazwie, jeśli wolisz korzystać z indywidualnych klauzul informacyjnych do poszczególnych procesów przetwarzania danych. Najważniejsze, aby w każdym procesie przetwarzania danych osobowych (jak np.: proces zakupu, zapis na newsletter, zapis na mailing sprzedażowy) spełnić wobec klienta obowiązek informacyjny.
Więcej o ochronie danych osobowych w sklepie internetowym przeczytasz też w artykule: Ochrona danych osobowych w sklepie internetowym — co poza polityką prywatności? Newsletter, zgody marketingowe i inne tajemnice (klik).
Dokumentacja wewnętrzna RODO w sklepie internetowym
Z kolei lista dokumentów, jaka jest potrzebna do wdrożenia RODO w sklepie internetowym, jest już dłuższa. Taki minimalny niezbędny zestaw dokumentacji to:
- rejestr czynności przetwarzania, czyli zbiór wszystkich procesów przetwarzania danych. Przykładowy rejestr czynności przetwarzania udostępnił online GIODO (poprzedni organ odpowiedzialny w Polsce za ochronę danych osobowych) – zob. tutaj (klik);
- rejestr kategorii przetwarzania, czyli zbiór informacji o przetwarzaniu danych w roli podmiotu przetwarzającego;
- dokumenty zwyczajowo nazywane polityką bezpieczeństwa i instrukcją zarządzania systemem informatycznym, czyli zbiór zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych sklepu internetowego i metod zabezpieczania przetwarzania, poprzedzony wykonaniem analizy ryzyka
- rejestr naruszeń, w którym ewidencjonowane są incydenty i naruszenia ochrony danych osobowych;
- ewidencja realizacji uprawnień osób, których dane dotyczą, w której odnotowuje się np. wnioski o udostępnienie czy usunięcie danych osobowych wraz z adnotacją o ich (nie)uwzględnieniu;
- ewidencja osób upoważnionych;
- ocena czy istnieje obowiązek powołania Inspektora Ochrony Danych.
Rejestry i ewidencje najwygodniej jest prowadzić przy pomocy arkuszy kalkulacyjnych lub w dedykowanych aplikacjach, a dokumenty w formie plików tekstowych, czasem z wykorzystaniem pomocniczo tabel.
To jak mam wdrożyć RODO w sklepie internetowym?
Dobra wiadomość jest taka, że porządny audyt wstępny RODO w sklepie internetowym pozwala na zebranie wszystkich procesów przetwarzania danych i opracowanie kompleksowej dokumentacji. Dzięki temu większe zmiany w dokumentacji pojawią się dopiero w ślad za ewentualnymi zmianami biznesowymi w prowadzonym sklepie internetowym, czy zmianami prawnymi.
Możesz zdecydować się na samodzielne wdrożenie RODO czy też skorzystać z opcji darmowych bądź płatnych wzorów i je samodzielnie wypełnić bądź uzupełnić. Jeżeli jednak chciałbyś mieć wdrożone RODO w sklepie internetowym, zamiast analizować jak to robić; i zyskać zaoszczędzony czas na rozwój własnego biznesu, to zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią.
Umów się z nami na e-spotkanie (klik) lub uzupełnij poniższy formularz kontaktowy.
