Temat tzw. „jawności wynagrodzeń” od wielu miesięcy budzi zainteresowanie zarówno pracowników, jak i pracodawców. W debacie publicznej często można spotkać się z przekonaniem, że nowe przepisy doprowadzą do ujawniania zarobków poszczególnych pracowników. To jednak daleko idące uproszczenie.
Źródłem zmian jest Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z 10 maja 2023 r., dotycząca wzmocnienia zasady równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Już sama nazwa aktu wskazuje, że jego celem nie jest wprowadzenie pełnej jawności wynagrodzeń, lecz zwiększenie ich przejrzystości. To istotna różnica, która ma kluczowe znaczenie dla przedsiębiorców przygotowujących się do wdrożenia nowych regulacji.
Na jakim etapie są przepisy w Polsce?
Dyrektywa 2023/970 powinna zostać wdrożona do polskiego porządku prawnego poprzez ustawę o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości.
Projekt ustawy jest obecnie procedowany. Początkowo zakładano, że nowe przepisy zaczną obowiązywać już w 2026 r., jednak Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zapowiedziało wydłużenie vacatio legis do 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy.
Jeżeli proces legislacyjny zakończy się zgodnie z aktualnymi założeniami, przedsiębiorcy będą zobowiązani do stosowania nowych regulacji najprawdopodobniej od początku 2027 r.
Dodatkowy czas nie powinien jednak usypiać czujności pracodawców. W wielu organizacjach wdrożenie nowych wymogów będzie wymagało przeprowadzenia analiz stanowisk, aktualizacji regulaminów wynagradzania oraz uporządkowania polityki płacowej.
Przejrzystość wynagrodzeń zamiast ich pełnej jawności
Jednym z najczęściej powielanych mitów jest przekonanie, że po wejściu w życie nowych przepisów każdy pracownik będzie mógł sprawdzić, ile zarabiają jego współpracownicy. Tak nie będzie.
Nowe regulacje nie przewidują ujawniania wynagrodzeń konkretnych osób. Celem dyrektywy jest zapewnienie pracownikom dostępu do informacji pozwalających ocenić, czy wynagrodzenia są ustalane zgodnie z zasadą równego traktowania, a nie stworzenie powszechnie dostępnych rejestrów płac. W praktyce jawne mają być przede wszystkim zasady wynagradzania oraz określone dane statystyczne dotyczące wynagrodzeń.
Przejrzystość wynagrodzeń to nie to samo, co jawność wynagrodzeń. Pracownicy zyskają dostęp do informacji o zasadach i statystykach płacowych, a nie do konkretnych kwot wypłacanych kolegom i koleżankom z pracy.
Jakich informacji będzie mógł żądać pracownik?
Po wejściu w życie nowych przepisów pracownik będzie mógł wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie informacji dotyczących:
- własnego poziomu wynagrodzenia rocznego,
- własnego godzinowego poziomu wynagrodzenia,
- średniego poziomu wynagrodzenia pracowników należących do tej samej kategorii stanowisk,
- średniego godzinowego poziomu wynagrodzenia w tej kategorii stanowisk.
Średnie wynagrodzenia będą przedstawiane odrębnie dla kobiet i mężczyzn. Co istotne, pracodawca będzie zobowiązany nie tylko do udzielania takich informacji na wniosek pracownika, ale również do corocznego informowania załogi o przysługującym jej prawie do występowania z takimi żądaniami. Informacje te będą mogły być przekazywane również w formie elektronicznej.
Wynagrodzenie, poziom wynagrodzenia i godzinowy poziom wynagrodzenia – trzy pojęcia, które warto rozróżniać
Projekt ustawy wprowadza lub doprecyzowuje pojęcia, które będą miały istotne znaczenie przy realizacji obowiązków informacyjnych.
Wynagrodzenie. Projekt przewiduje zmianę definicji wynagrodzenia zawartej obecnie w art. 18³c § 2 Kodeksu pracy. Wynagrodzenie ma obejmować wszystkie składniki wynagrodzenia, bez względu na ich nazwę i charakter, a także inne świadczenia otrzymywane z tytułu zatrudnienia bezpośrednio lub pośrednio od pracodawcy, zarówno w formie pieniężnej, jak i niepieniężnej. Oznacza to szerokie podejście do tego pojęcia, zgodne z kierunkiem wyznaczonym przez przepisy unijne.
Poziom wynagrodzenia. To nowe pojęcie, oznaczające w uproszczeniu roczne wynagrodzenie brutto obliczane na podstawie rzeczywiście otrzymanych świadczeń za określony okres. Przy jego ustalaniu nie będą jednak uwzględniane niektóre świadczenia przysługujące wszystkim pracownikom na jednakowych zasadach, np. określone benefity dostępne dla całej załogi. Wyłączone mają zostać również świadczenia związane z ustaniem stosunku pracy, takie jak odprawy emerytalne czy rentowe.
Godzinowy poziom wynagrodzenia. To pojęcie nie jest tożsame ze stawką godzinową. Wskaźnik ten będzie obliczany jako iloraz poziomu wynagrodzenia i nominalnego czasu pracy przypadającego na dany okres, co oznacza, że przy jego ustalaniu nie będą uwzględniane ani nadgodziny, ani rzeczywisty czas przepracowany przez pracownika.
Kategoria pracowników – jedno z największych wyzwań dla pracodawców
Nowe obowiązki informacyjne będą opierały się na pojęciu kategorii pracowników. Zgodnie z projektowanymi przepisami kategorię będą tworzyć pracownicy wykonujący jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości, pogrupowani przez pracodawcę w sposób obiektywny, niedyskryminacyjny i neutralny pod względem płci.
W praktyce oznacza to konieczność przeprowadzenia analizy stanowisk oraz stworzenia przejrzystych zasad ich klasyfikowania. To właśnie prawidłowe określenie kategorii pracowników może okazać się jednym z najtrudniejszych elementów wdrożenia nowych regulacji.
Praca o jednakowej wartości – jak będzie oceniana?
Projekt ustawy przewiduje również zmianę definicji pracy o jednakowej wartości zawartej w art. 18³c § 3 Kodeksu pracy. Ocena wartości pracy ma opierać się na obiektywnych kryteriach, takich jak:
- umiejętności,
- wysiłek,
- zakres odpowiedzialności,
- warunki pracy.
Pracodawca będzie mógł stosować również dodatkowe kryteria lub podkryteria, o ile pozostaną one neutralne pod względem płci i będą uzasadnione charakterem danego stanowiska. Dla wielu przedsiębiorców będzie to oznaczało konieczność uporządkowania systemów wartościowania pracy i stworzenia bardziej przejrzystych zasad wynagradzania.
Wniosek o wyjaśnienia i dodatkowe informacje
Projektowane przepisy przewidują również sytuacje, w których pracownik uzna przekazane dane za niepełne lub nieprecyzyjne. W takim przypadku będzie mógł wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o dodatkowe i uzasadnione wyjaśnienia dotyczące przekazanych informacji.
Z perspektywy pracodawców oznacza to konieczność przygotowania procedur umożliwiających sprawne udzielanie odpowiedzi i dokumentowanie podejmowanych działań.
Każdy wniosek pracownika o wyjaśnienia to nie tylko obowiązek formalny, ale również okazja do przetestowania, czy przyjęte w organizacji zasady wynagradzania rzeczywiście da się jasno i logicznie uzasadnić.
Dodatkowe obowiązki dla pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników
Pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 pracowników zostaną objęci dodatkowymi, bardziej rozbudowanymi obowiązkami niż mniejsi przedsiębiorcy. Dotyczą one przede wszystkim analizy i raportowania luki płacowej między kobietami i mężczyznami.
Pracownicy takich pracodawców dowiedzą się o dwóch rodzajach luki płacowej:
- luce ogólnej – obliczanej dla wszystkich zatrudnionych kobiet i mężczyzn,
- luce w poszczególnych kategoriach stanowisk – obliczanej odrębnie dla pracowników wykonujących jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości.
Informacja o luce ogólnej będzie publicznie dostępna na stronie internetowej organu monitorującego, co oznacza, że dane te – w odróżnieniu od wynagrodzeń poszczególnych osób – nie będą objęte żadną tajemnicą. Z kolei informacja o luce w poszczególnych kategoriach stanowisk nie będzie publikowana, lecz udostępniana bezpośrednio pracownikom danego pracodawcy.
Jeżeli z analizy wynikną nieuzasadnione różnice w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn, pracodawca może zostać zobowiązany do przeprowadzenia tzw. wspólnej oceny wynagrodzeń wraz ze stroną pracowniczą – w celu ustalenia przyczyn tych różnic i wskazania działań naprawczych.
Dla działów HR oznacza to konieczność wdrożenia stałych procesów monitorowania danych płacowych oraz przygotowania się na to, że ogólny poziom luki płacowej w firmie stanie się informacją dostępną publicznie.
Sankcje za naruszenie obowiązków informacyjnych
Projekt ustawy przewiduje odpowiedzialność wykroczeniową za naruszenie obowiązków związanych z przejrzystością wynagrodzeń.
Pracodawca może zostać ukarany grzywną od 2 000 zł do 60 000 zł m.in. za:
- nieinformowanie pracowników o przysługujących im uprawnieniach,
- nieudzielenie wymaganych informacji,
- przekazanie informacji nieaktualnych lub niezgodnych z przepisami.
Warto pamiętać, że ryzyko nie ogranicza się wyłącznie do sankcji finansowych. Nieprawidłowości mogą również prowadzić do sporów pracowniczych oraz zarzutów naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu.
Dlaczego warto przygotować się już teraz?
Choć nowe przepisy najprawdopodobniej zaczną obowiązywać dopiero w 2027 r., przedsiębiorcy nie powinni odkładać przygotowań na ostatni moment.
W naszej praktyce obserwujemy, że największe wyzwania nie dotyczą samego udzielania informacji o wynagrodzeniach, lecz wcześniejszego uporządkowania systemów wynagradzania i prawidłowego uzasadnienia różnic płacowych.
Warto już teraz przeanalizować:
- strukturę stanowisk,
- regulaminy wynagradzania,
- systemy premiowe,
- kryteria awansów i podwyżek,
- sposób dokumentowania decyzji płacowych,
- ryzyka związane z potencjalnymi roszczeniami o nierówne traktowanie.
Dobrze przygotowana organizacja będzie mogła nie tylko spełnić nowe obowiązki ustawowe, ale również ograniczyć ryzyko sporów oraz kontroli organów nadzorczych.
Potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu nowych przepisów?
Nowe regulacje dotyczące przejrzystości wynagrodzeń to nie tylko kwestia formalnego dostosowania dokumentów, ale realna zmiana w sposobie zarządzania politykę płacową w firmie. Im wcześniej organizacja zacznie porządkować strukturę stanowisk i zasady wynagradzania, tym mniejsze ryzyko problemów po wejściu przepisów w życie.
Jeśli chcesz sprawdzić, jak nowe obowiązki wpłyną na Twoją organizację i jakie kroki warto podjąć już teraz, zapraszamy do kontaktu – pomożemy przeprowadzić Twoją firmę przez ten proces bezpiecznie i bez niepotrzebnego stresu.
Skontaktuj się z naszą Kancelarią, aby umówić konsultację i przygotować swoją firmę na nowe wymogi z wyprzedzeniem.
Pytania i odpowiedzi (Q&A)
Czy po wejściu nowych przepisów każdy pracownik dowie się, ile zarabia jego kolega z pracy? Nie. Nowe regulacje nie przewidują ujawniania wynagrodzeń konkretnych osób. Pracownik może żądać informacji o własnym wynagrodzeniu oraz o średnich wynagrodzeniach w danej kategorii stanowisk, a nie o zarobkach pojedynczych osób.
Od kiedy przedsiębiorcy będą musieli stosować nowe przepisy? Najprawdopodobniej od początku 2027 r., choć ostateczny termin zależy od zakończenia procesu legislacyjnego w Polsce.
Czy obowiązki będą takie same dla każdej firmy? Nie. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 pracowników będą objęci dodatkowymi obowiązkami raportowymi, dotyczącymi w szczególności analizy i raportowania luki płacowej między kobietami i mężczyznami.
Co grozi pracodawcy za niewywiązanie się z nowych obowiązków? Projekt ustawy przewiduje grzywnę od 2 000 zł do 60 000 zł, a nieprawidłowości mogą dodatkowo prowadzić do spraw pracowniczych i zarzutów naruszenia zasady równego traktowania.
Od czego warto zacząć przygotowania do nowych przepisów? Dobrym punktem wyjścia jest przeanalizowanie struktury stanowisk, regulaminów wynagradzania, systemów premiowych oraz sposobu dokumentowania decyzji płacowych – tak, aby ewentualne różnice w wynagrodzeniach były możliwe do obiektywnego uzasadnienia.
Skontaktuj się z nami za pomocą formularza kontaktowego:
