Okres świąteczny to doskonały moment na budowanie relacji biznesowych i zacieśnianie więzi z kontrahentami. Przedsiębiorcy w tym okresie chętnie wręczają prezenty i drobne upominki swoim kontrahentom. Aby jednak ta praktyka była skuteczna, bezpieczna podatkowo i zgodna z zasadami etycznymi, warto znać kilka kluczowych zasad.
Z tego artykułu dowiesz się:
- kiedy prezent dla kontrahenta może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu,
- jakiego rodzaju upominków należy unikać,
- jak wygląda kwestia VAT przy prezentach dla kontrahentów.
Kiedy prezent dla kontrahenta może być kosztem. Reklama, marketing a może koszty reprezentacji?
Zgodnie z art. 22 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Zasadniczo kosztami uzyskania przychodów mogą być prezenty i upominki o charakterze marketingowym, promocyjnym lub wspierającym utrzymanie relacji biznesowych.
Należy również pamiętać o fakcie, że taki koszt powinien być właściwie udokumentowany, np. fakturą czy rachunkiem.
Warto mieć jednak na uwadze, że nie każdy prezent automatycznie spełnia warunki uznania go za koszt podatkowy. Upominki o charakterze osobistym, niezwiązanym bezpośrednio z działalnością lub przekraczające zwyczajowe potrzeby przedsiębiorstwa, nie mogą zostać odliczone.
Choć przepisy nie zawierają wprost definicji reprezentacji, w praktyce przyjmuje się, że reprezentacja oznacza działania o charakterze okazałym, mające na celu utrwalenie pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa. Reklama natomiast służy bezpośredniemu promowaniu usług lub produktów i zachęcaniu do ich zakupu.
Organy podatkowe niejednokrotnie stawały na stanowisku, iż każdą sytuację należy analizować indywidualnie. Jeśli firma rozdaje dużą liczbę drobnych upominków o niskiej wartości, oznaczonych swoim logo i skierowanych do szerokiego grona odbiorców, to zwykle są one traktowane jako wydatki reklamowe. W takiej sytuacji można je ująć w kosztach uzyskania przychodów. Odmiennie jest w przypadku prezentów o wyższej wartości, przekazywanych wybranym kontrahentom. Takie działania mogą zostać zakwalifikowane jako reprezentacja, a więc koszty, których podatkowo nie można odliczyć.
Podsumowując powyższe prezenty firmowe mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile ich celem jest promocja marki, pozyskanie klientów lub utrzymanie kontaktów handlowych. Odpowiednie udokumentowanie wydatku oraz jasne wskazanie jego związku z przychodem są kluczowe przy jego rozliczaniu.
Co wybrać jako upominek – kubek z logo, notes a może dobre wino?
Gadżety opatrzone logo przedsiębiorstwa stały się dziś ważnym narzędziem budowania rozpoznawalności marki i jednym z najczęściej stosowanych narzędzi promocji. Drobne upominki takie jak np. kubki, notesy czy długopisy są wręczane zarówno do stałych kontrahentów jak i do potencjalnych klientów. Ich podstawową rolą jest utrwalanie marki w świadomości odbiorców oraz wspieranie pozytywnych relacji biznesowych. Przepisy podatkowe pozwalają uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów wydatki na zakup firmowych gadżetów, pod warunkiem że są one powiązane z działalnością przedsiębiorstwa i realnie wspierają osiąganie lub zabezpieczenie przychodów. Niezbędne jest również prawidłowe udokumentowanie zakupu oraz przekazania upominku, zazwyczaj poprzez fakturę lub inny dokument.
Warto podkreślić, że nie każdy upominek oznaczony logo firmy może kwalifikować się do kosztów podatkowych.
Przedsiębiorcy niejednokrotnie w okresie świątecznym pragną w sposób indywidualny uhonorować daną współpracę, przekazując kontrahentowi droższy upominek, przykładowo dobre wino. Organy podatkowe konsekwentnie uznają, że zakup alkoholu, nawet w formie ekskluzywnej butelki opatrzonej firmową etykietą, nie stanowi kosztu uzyskania przychodów. W interpretacjach podkreśla się, że taki wydatek nie pozostaje w bezpośrednim związku z generowaniem przychodu. W ocenie fiskusa przekazywanie alkoholu ma przede wszystkim charakter reprezentacyjny, ponieważ służy budowaniu wizerunku i prestiżu przedsiębiorstwa, a nie bezpośredniej promocji jego usług czy towarów. Z tego względu koszty zakupu alkoholu są wyłączone z katalogu kosztów podatkowych. Dodatkowo fiskus często odwołuje się do regulacji spoza prawa podatkowego, w szczególności do ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 tej ustawy, państwo powinno prowadzić politykę sprzyjającą ograniczaniu spożywania alkoholu. W ocenie organów podatkowych możliwość zaliczania alkoholu do kosztów uzyskania przychodów pozostawałaby w sprzeczności z tym założeniem.
Jak przepisy VAT traktują prezenty i upominki świąteczne?
Ustawa o VAT nie pozostaje dłużna przepisom podatków dochodowych. VAT również wprowadza swoje zasady związane z przekazywaniem upominków kontrahentom. Zgodnie z przepisami ustawy zwolnione z obowiązku opodatkowania mogą być prezenty o małej wartości i próbki, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika. Przez prezenty o małej wartości, stosownie do brzmienia ustawy rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:
- o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł (bez podatku), jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;
- których przekazania nie ujęto w ewidencji, o której mowa powyżej, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 20 zł.
W czym możemy pomóc Ci pomóc?
- weryfikacja planowanych prezentów pod kątem klasyfikacji podatkowej
- analiza/ przygotowanie umów z kontrahentami
- analiza/ przygotowanie umów z wytwórcami upominków
FAQ
- Czy prezenty dla kontrahentów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
Tak, pod warunkiem, że mają charakter reklamowy lub marketingowy i wspierają osiąganie albo zabezpieczenie przychodów. Do kosztów podatkowych można zaliczyć m.in. drobne upominki oznaczone logo firmy, przekazywane szerokiemu gronu odbiorców. Kluczowe jest właściwe udokumentowanie wydatku oraz wykazanie związku prezentu z działalnością gospodarczą.
- Czy alkohol może być kosztem podatkowym jako upominek firmowy?
Nie. Organy podatkowe konsekwentnie uznają, że zakup alkoholu ma charakter reprezentacyjny, a nie reklamowy, dlatego nie może być ujęty w kosztach uzyskania przychodów. Fiskus podkreśla, że wręczenie alkoholu służy budowaniu prestiżu, a dodatkowo stoi w sprzeczności z ustawą o wychowaniu w trzeźwości, która zakłada ograniczanie spożycia alkoholu.
- Jak VAT traktuje prezenty świąteczne i upominki dla kontrahentów?
Prezenty o małej wartości mogą być zwolnione z VAT, jeśli przekazanie następuje na potrzeby działalności gospodarczej. Zwolnienie obejmuje:
- towary o wartości do 100 zł netto na osobę rocznie (przy prowadzeniu ewidencji obdarowanych),
- towary do 20 zł netto za sztukę (gdy nie prowadzi się ewidencji).
Powyżej tych limitów przekazanie prezentów podlega opodatkowaniu VAT.
Skontaktuj się z nami za pomocą poniższego formularza kontaktowego!
