Prawidłowe rozliczanie sprzedaży przy użyciu systemu dokumentującego transakcję to kluczowy element prowadzenia działalności gospodarczej. Każda firma, która sprzedaje towary lub usługi, ma obowiązek korzystania z kasy fiskalnej w celu prawidłowego dokumentowania transakcji. Zaniedbania w tej kwestii mogą prowadzić do nałożenia kar. Niniejszy artykuł przybliży obowiązki podatników w zakresie dokumentowania sprzedaży, również tej internetowej.
System dokumentujący transakcje – podstawy prawne
Zgodnie z brzmieniem ustawy o podatku od towarów i usług, podatnicy zobowiązani są do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących. System dokumentujący transakcję to nie tylko narzędzie ułatwiające sprzedaż, ale również wymóg prawny, którego naruszenie może skutkować karami.
Przedsiębiorca, który chce z góry zabezpieczyć się przed awarią, powinien wyposażyć się w kasę rezerwową. W sytuacji, gdy główny system nie działa poprawnie, a podatnik nie dysponuje kasą rezerwową, prowadzenie sprzedaży jest niedopuszczalne. W przypadku awarii systemu podatnik ma obowiązek niezwłocznie po jej ustaniu przesłać zebrane dane do Centralnego Repozytorium Kas. Niedopełnienie tego obowiązku może prowadzić do nałożenia dodatkowych zobowiązań podatkowych – zgodnie z art. 111 ust. 2 wspomnianej ustawy, kara może wynieść nawet 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług.
Konsekwencje naruszenia przepisów o systemie dokumentującym transakcję
Niezachowanie obowiązku wystawienia dokumentu z kasy rejestrującej niesie za sobą ryzyko nałożenia grzywny. Zgodnie z art. 62 § 1 Kodeksu karnego skarbowego, za brak wystawienia faktury lub paragonu grozi kara finansowa. Co więcej, w przypadku gdy sprzedaż była prowadzona bez użycia kasy fiskalnej, a paragony nie zostały wystawione, sprzedawca może ponieść surowszą karę, która będzie dotkliwsza finansowo.
Warto zaznaczyć, że odpowiedzialność za naruszenia przepisów o systemie dokumentującym transakcję spoczywa bezpośrednio na podatniku.
W przypadku zaistnienia awarii systemu fiskalnego, kluczowe jest szybkie podjęcie działań naprawczych i dopełnienie obowiązku przesłania paragonów po naprawie.
Jak uniknąć problemów z systemem dokumentującym transakcję?
Aby uniknąć potencjalnych problemów i kar, kluczowe jest przestrzeganie zasad ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu systemu dokumentującego transakcję. Warto zainwestować w dodatkową kasę rezerwową, która w przypadku awarii podstawowego urządzenia, pozwoli na kontynuację sprzedaży zgodnie z prawem. Gdy system wraca do normy, wszystkie paragony powinny być niezwłocznie wystawiane i przesyłane do klientów, co może skutecznie uchronić firmę przed zarzutami o uchylanie się od opodatkowania. Podjęcie działań naprawczych to przejaw dobrej woli i uczciwości przedsiębiorcy.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak poprawnie sporządzić sprawozdanie finansowe, zapoznaj się z artykułem na naszym blogu:
W czym możemy Ci pomóc?
- Doradzimy w zakresie obowiązku dokumentowania transakcji.
- Doradzimy, w jaki sposób minimalizować ryzyko związane z awarią kasy fiskalnej.
- Pomożemy przy wnoszeniu czynnego żalu.
Skontaktuj się z nami, jeżeli masz wątpliwości związane z prawidłowym ewidencjonowaniem sprzedaży lub potrzebujesz wsparcia prawnego w zakresie obsługi systemu dokumentującego transakcję. Przekonaj się, jak możemy pomóc Twojej firmie.
