Ustawa o ochronie sygnalistów (dalej: Ustawa) została już opublikowana i zaczynie obowiązywać przedsiębiorców od 25 września 2024 r. Ma ona na celu dostosowanie krajowych regulacji do unijnej Dyrektywy 2019/1937 z 23 października 2019 r., dotyczącej ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Ustawa wdraża przepisy mające chronić osoby zgłaszające nieprawidłowości w zakresie pracowniczym. Dyrektywa wprawdzie wymagała wdrożenia przepisów krajowych do 2021 r., ale Polska spełniła ten wymóg dopiero teraz.
W artykule wyjaśniamy:
- kogo dotyczy Ustawa;
- jak zdefiniowano sygnalistę i jaka ochrona mu przysługuje;
- czego mogą dotyczyć zgłaszane naruszenia;
- jaką dokumentację dot. sygnalistów musi przygotować przedsiębiorca do 25 września 2024 r.
Przedsiębiorco, jeśli chcesz zlecić przygotowanie dokumentacji profesjonalistom, skontaktuj się z nami:
Kancelaria MDL/ kontakt
Kogo dotyczy ustawa o sygnalistach?
Przepisy Ustawy dotyczą w ogólnej części praktycznie każdego przedsiębiorcy. Przepisy dotyczące sygnalistów mają zastosowanie do działalności podmiotów prawnych (publicznych i prywatnych), czyli m.in. jednoosobowych działalności gospodarczych, spółek i innych osób prawnych. Nie ma też tutaj znaczenia forma zatrudnienia członków zespołu firmy. Sygnalistą jest nie tylko pracownik zatrudniony na umowie o pracę. To także m.in. osoba pracująca na umowie zlecenie/ o dzieło/ B2B.
(!) Klienci Kancelarii Prawnej mogą być spokojni. Przedmiot zgłoszenia sygnalistów nie może dotyczyć informacji objętych tajemnicą zawodową zawodów prawniczych (m.in. tajemnicą radcowską).
Jaką ochronę przewidziano dla sygnalistów?
Kim jest Sygnalista?
Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Jak już wspominaliśmy, nie tylko pracownicy mogą być sygnalistami. Ustawa przewiduje szeroki katalog osób, które mogą zgłaszać naruszenia jako sygnaliści. Wśród wymienionych są: osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych i na B2B, wolontariusze, praktykanci, stażyści, a nawet osoby biorące udział w procesie rekrutacyjnym.
Ochrona dla sygnalistów
Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach Ustawy od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Co gwarantuje ochrona? Ochrona sygnalistów opierać będzie się na dwóch podstawowych filarach: ochronie danych osobowych i ochronie przed odwetem pracodawcy. Ochrona przysługiwać będzie również osobie powiązanej z sygnalistą oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia.
Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Ustawa w art. 12 i nast. wymienia wiele przykładów niedozwolonych zachowań. Wśród nich zakazane są m.in.:
- ingerencja w stosunek pracy (zakaz odmowy nawiązania stosunku pracy czy zakaz wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia stosunku pracy),
- degradowanie (m.in. obniżenia wysokości wynagrodzenia, wstrzymanie awansu, przeniesienia na niższe stanowisko),
- mobbing, niekorzystne lub niesprawiedliwe stosowanie,
- dyskryminacja, itd.
Za naruszenie ochrony sygnalista ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej, niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku. Z kolei osoba podejmująca działania odwetowe podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 (a nawet 3, jeśli działa w sposób uporczywy).
Fałszywe zgłoszenia sygnalistów
Przepisy Ustawy chronią przedsiębiorców, penalizując dokonywanie fałszywych zgłoszeń. Osoba, która dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Ponadto osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
Jakie naruszenia mogą zgłaszać sygnaliści?
Zgłoszenia mają dotyczyć naruszeń prawa. Chodzi o działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu jego obejście, które dotyczą m.in.
- korupcji,
- zamówień publicznych,
- usług, produktów i rynków finansowych,
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- bezpieczeństwa transportu,
- ochrony środowiska,
- zdrowia publicznego,
- ochrony konsumentów,
- ochrony prywatności i danych osobowych,
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.
Informacja o naruszeniu prawa ma definicję legalną, która jest rozbudowana:Iinformacja o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.
Kto musi (a kto może) uregulować wewnętrzne procedury dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów?
Obowiązkowo, wewnętrzne procedury, uregulować muszą Ci przedsiębiorcy, których zespół tworzy powyżej 50 osób. Ustawa mówi dokładnie o osobach, które wykonują pracę zarobkową na rzecz danego podmiotu prawa. Zalicza się tu:
- pracowników (w przeliczeniu na etaty),
- osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Pozostałe podmioty mogą, a nie muszą wdrożyć dokumentacji, chyba że ustawa wprost stanowi inaczej (np. zawsze obowiązki takie mają podmioty wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych).
Obowiązkowa aktualizacja dokumentacji RODO dla każdego przedsiębiorcy
Każdy przedsiębiorca będzie jednak musiał zaktualizować swoją dokumentację RODO, poprzez:
- dodanie postępowania dotyczącego sygnalistów do rejestru czynności przetwarzania (obowiązkowy rejestr z RODO),
- przygotowanie obowiązku informacyjnego dla sygnalistów.
Podmioty, które wdrożyły procedurę zgłoszeń wewnętrznych, dodatkowo muszą przygotować:
- stosowne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
Chcesz sprawdzić, czy masz wdrożone RODO w swojej firmie?
Upewnij się, czy posiadasz dokumentację, o której piszemy w artykule:
Jak wdrożyć RODO w sklepie internetowym?
Jakie dokumenty należy wdrożyć, żeby uregulować procedurę zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów?
Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (tzw. „procedura zgłoszeń wewnętrznych”) obejmować będzie m.in.:
- osobę lub jednostkę organizacyjną upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
- sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę;
- bezstronną osobę lub jednostkę organizacyjną upoważnioną do podejmowania działań następczych;
- tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa, zgłoszonymi anonimowo;
- obowiązek podjęcia działań następczych.
Ponadto przedsiębiorca powinien prowadzić rejestr, w którym odnotowywać będzie wszystkie zgłoszenia wewnętrzne i działania podjęte w związku z realizacją zgłoszenia.
Pamiętaj, żeby zadbać o dokumentację dot. sygnalistów do 25 września 2024 r.
Możesz zdecydować się na samodzielne przygotowanie dokumentów bądź też skorzystać ze wsparcia profesjonalistów. Jeżeli jednak chciałbyś mieć temat „z głowy”, zamiast analizować jak to robić; i zyskać zaoszczędzony czas na rozwój własnego biznesu, to zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią.
