W dzisiejszym cyfrowym świecie, w którym ochrona danych osobowych jest priorytetem, polityka prywatności i plików cookies zgodna z RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych) staje się kluczowym elementem każdej witryny internetowej. Dla przedsiębiorców i właścicieli stron internetowych napisanie odpowiednich regulacji może stanowić wyzwanie. W niniejszym artykule zgłębimy temat, jak stworzyć skuteczną politykę prywatności i plików cookies, która nie tylko spełni wymagania RODO, ale także zapewni użytkownikom przejrzystą informację o tym, jakie dane są zbierane i w jaki sposób są wykorzystywane. Czytając dalej, dowiesz się, jak skomponować tekst, który jednocześnie chroni prywatność użytkowników i umożliwia Ci zgodne z przepisami prowadzenie swojej witryny.
Czym jest polityka prywatności?
Zacznijmy jednak od wyjaśnienia pojęć. Termin „polityka prywatności” odnosi się do dokumentu, który zawiera istotne informacje, jakie przedsiębiorca prowadzący działalność w internecie ma obowiązek dostarczyć swoim klientom (jest to realizacja tzw. obowiązku informacyjnego). Dokument też może mieć inną nazwę, nie jest to kwestia prawnie uregulowana. Nie musi być to również jeden dokument zawierający określone informacje. Przepisy wymagają jedynie wypełnienia obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane są przetwarzane, nie precyzują sposobu, w jaki formalnie ma on zostać zrealizowany. Te zasady wynikają z przepisów RODO, czyli Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w kwestii ochrony danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych, a także uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
Natomiast ciasteczka, czyli pliki cookies, to małe fragmenty danych przechowywane na urządzeniu użytkownika podczas odwiedzania stron internetowych. Są one tworzone przez serwery stron internetowych i wysyłane do przeglądarki użytkownika w celu gromadzenia pewnych informacji i zapamiętania pewnych działań, np. loginów i haseł, co sprawia, że użytkownik nie musi za każdym razem na nowo logować się na danej stronie internetowej. Każdy właściciel witryny internetowej kieruje się pewnymi zasadami odnośnie tych plików, w szczególności gromadzi różnego rodzaju pliki. Te zasady postępowania z cookies często nazywane są Polityką plików cookies lub umieszczane są w polityce prywatności.
Polityka prywatności – możliwość, czy obowiązek?
Posiadanie dokumentu takiego jak polityka prywatności, a więc określającego m.in administratora danych i sposoby postępowania z danymi osobowymi, na stronie internetowej staje się nie tylko zaleceniem, ale także prawnym obowiązkiem, szczególnie w świetle przepisów RODO. Jeśli gromadzisz dane osobowe od użytkowników, takich jak np. klienci sklepu internetowego, musisz zapewnić im klarowne i pełne informacje zgodnie z przepisami RODO, a dokładniej art. 13. To jest ważne nie tylko ze względów etycznych i związanych z zaufaniem, ale także z punktu widzenia przestrzegania prawa.
Pobierając dane osobowe od osób, np. podczas rejestracji użytkowników czy realizacji zamówień, jesteś zobowiązany dostarczyć im szczegółowe informacje dotyczące sposobu, celu i zakresu przetwarzania ich danych. To właśnie w polityce prywatności witryny internetowej znajduje się miejsce, gdzie te informacje powinny być zawarte. Przykładowo, jeśli jesteś sprzedawcą, musisz wyjaśnić, w jaki sposób zbierasz, przetwarzasz i przechowujesz dane klientów, jakie prawa przysługują im w związku z ich danymi oraz w jakim celu są one wykorzystywane.
Polityka prywatności działa jako swoista umowa między tobą a użytkownikami, w której zapewniają sobie wzajemne zaufanie i przestrzeganie praw. To także środek umożliwiający klientom świadomy wybór – decyzję o tym, czy chcą udostępnić swoje dane osobowe, opierając się na jasnych i przejrzystych informacjach.
W związku z powyższym, posiadanie dokumentu regulującego kwestie danych osobowych, określanego w obrocie gospodarczym najczęściej jako polityka prywatności, na stronie internetowej to nie tylko kwestia dobrej praktyki biznesowej, ale przede wszystkim wymóg prawny. Jest to kluczowy element budowania relacji z użytkownikami i respektowania ich praw do prywatności i ochrony danych osobowych.
Co zawrzeć w polityce prywatności?
Zgodnie z art. 13 RODO, kompletna polityka prywatności musi zawierać wszystkie z poniższych informacji:
- Twoje – jako administratora danych – dane identyfikacyjne (m.in. nazwa firmy, adres, NIP);
- Twoje dane kontaktowe (np. adres e-mail);
- Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych (jeżeli zdecydowałeś się na jego wyznaczenie, lub jest to dla Ciebie obowiązkowe);
- Cele przetwarzania danych osobowych (np. realizacja zamówienie, wysyłka newslettera);
- Prawne podstawy przetwarzania danych osobowych (np. wykonanie umowy zawartej z klientem lub jego zgoda);
- Pouczenie o możliwości cofnięcia zgody na przetwarzanie (jeżeli jest ona podstawą przetwarzania);
- Informacje o odbiorcach danych osobowych (czyli podmiotach trzecich, którym ujawniasz dane kupujących, takich jak firmy kurierskie, operatorzy płatności);
- Okres przetwarzania danych osobowych (jak długo zamierzasz przechowywać dane np. tak długo jak wymagają tego przepisy podatkowe);
- Informacje o przekazywaniu danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej (np. w związku z korzystaniem z narzędzi statystyczno-marketingowych dostarczanych przez podmioty z siedzibą poza Unią Europejską);
- Informacje o wykorzystywaniu danych osobowych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania (dotyczy to przede wszystkim tworzenia marketingowych profili klientów w celu kierowania do nich spersonalizowanych reklam);
- Prawa gwarantowane przez RODO (m.in. „prawo do bycia zapomnianym” czy prawo do poprawienia danych);
- Pouczenie o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego (w Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
10 porad jak napisać dobrą politykę prywatności
Napisanie dobrej polityki prywatności jest kluczowe dla budowania zaufania użytkowników do Twojej witryny oraz zgodnego z przepisami zbierania i przetwarzania danych osobowych. Oto kilka kroków, które pomogą Ci napisać skuteczną i przejrzystą politykę prywatności:
- Precyzyjne informacje – polityka prywatności powinna zawierać precyzyjne informacje o tym, jakie rodzaje danych osobowych są zbierane, w jaki sposób są zbierane oraz w jakim celu są przetwarzane. Wyjaśnij, czy dane są gromadzone automatycznie (np. za pomocą plików cookies) czy ręcznie przez użytkownika;
- Cel przetwarzania danych — jasno określ cele, dla których zbierane są dane osobowe. Na przykład, czy służą one do obsługi zamówień, personalizacji treści czy też analizy ruchu na stronie;
- Prawa użytkowników — w polityce powinny znaleźć się informacje dotyczące praw użytkowników w zakresie dostępu do swoich danych, ich poprawiania, usuwania oraz sprzeciwu wobec przetwarzania;
- Udostępnianie danych — w przypadku, gdy dane są udostępniane innym podmiotom (np. partnerom biznesowym), wyjaśnij, dlaczego i w jakich okolicznościach to się dzieje;
Bezpieczeństwo danych — wskazówki dotyczące zabezpieczeń danych, tak aby użytkownicy mieli pewność, że ich dane są odpowiednio chronione; - Pliki cookies — jeśli korzystasz z plików cookies, wyjaśnij, jakie rodzaje cookies są używane, w jakim celu oraz jak użytkownicy mogą zarządzać ustawieniami cookies;
- Kontakt — podaj informacje kontaktowe, gdzie użytkownicy mogą zgłaszać pytania, prośby czy wątpliwości związane z polityką prywatności;
- Aktualizacje — zaznacz, że polityka prywatności może być czasami aktualizowana i zachęć użytkowników do regularnego sprawdzania zmian;
- Język prosty i zrozumiały — unikaj zawiłego prawniczego języka. Staraj się używać zrozumiałych słów i sformułowań;
- Odpowiedzialność — upewnij się, że informacje w polityce są zgodne z faktycznym działaniem Twojej witryny. Przejrzystość i uczciwość są kluczowe.
Podsumowując…
Pamiętaj, że polityka prywatności to dokument prawny, więc warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie ochrony danych osobowych, aby upewnić się, że spełnia ona wymagania RODO oraz innych obowiązujących przepisów.
Jeżeli potrzebujesz pomocy w napisaniu tego dokumentu lub masz pytania dotyczące ochrony danych osobowych — zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią.
Umów się z nami na e-spotkanie (klik) lub uzupełnij poniższy formularz kontaktowy.
