Rozpoczęcie roku szkolnego a RODO [Poradnik dla szkół i organizatorów zajęć dodatkowych]

1. września to dla dyrektorów szkół, właścicieli szkół językowych, klubów sportowych czy innych placówek organizujących zajęcia pozalekcyjne najbardziej intensywny czas w roku. Nowe nabory, powroty uczniów i stałych kursantów, integracja i… uroczyste inauguracje nowego roku szkolnego. Smartfon w dłoni trenera lub lektora staje się naturalnym narzędziem pracy, w końcu uśmiechnięte dzieci to wizerunkowe złoto. Zanim jednak pierwsze zdjęcia i rolki trafią na Twojego Facebooka, Instagrama czy stronę internetową, warto zadać sobie kluczowe  pytanie: czy robisz to legalnie i bezpiecznie? Publikacja wizerunku podopiecznych bez zachowania wymogów RODO i Prawa autorskiego to jedno z najczęstszych potknięć ośrodków edukacyjnych. W niniejszym poradniku doradzamy, jak zgodnie z prawem celebrować dzisiejsze rozpoczęcie roku szkolnego 2026/27. 

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czy można wrzucać zdjęcia z rozpoczęcia roku szkolnego w internecie?
• Czy rodzic musi wyrazić zgodę na fotografowanie dzieci w szkole?
• Jak weryfikować zgodność z prawem publikacji w internecie? Przygotowaliśmy checklistę dla przedsiębiorców. 

Dane osobowe dzieci a RODO

W dniu rozpoczęcia roku szkolnego, naturalną czynnością dokonywaną tak przez rodziców, jak i nauczycieli czy animatorów zajęć dodatkowych, jest dokumentowanie tego dnia za pomocą materiałów audiowizualnych. W świetle przepisów RODO, wizerunek człowieka zalicza się do danych osobowych. Jeśli na fotografii lub nagraniu wideo można jednoznacznie zidentyfikować konkretne dziecko (np. widać wyraźnie twarz, posturę, charakterystyczne cechy czy przypinkę z imieniem i nazwiskiem), mamy do czynienia z wykorzystywaniem i przetwarzaniem danych osobowych. Dodatkowo w polskim prawie kwestię tę reguluje art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Zgodnie z nim rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. W przypadku osób małoletnich zgodę tę muszą wyrazić ich rodzice lub opiekunowie prawni.

Kiedy jednak zgoda nie jest wymagana?

Prawo autorskie przewiduje wyjątki, w których zgoda nie jest konieczna:

• Gdy fotografowana osoba stanowi jedynie szczegół całości (np. tłum na otwartym pikniku miejskim, zgromadzenie, ogólny plan widowni podczas dużego apelu).

• Gdy dana osoba otrzymała umówione wynagrodzenie za pozowanie (sytuacja typowo komercyjnych sesji z modelami, o której raczej nie ma mowy przy okazji rozpoczęcia roku szkolnego).

W realiach kameralnych szkół językowych czy zajęć dodatkowych w małych salach lekcyjnych rzadko mówimy o „tłumie” jak w przypadku rozpoczęcia roku szkolnego w dużych szkołach. Grupa 6-10 osób na sali to zbliżenia, na których każde dziecko jest w pełni rozpoznawalne. Publikacja takiego materiału zawsze wymaga więc ważnej zgody.

Zniżka w zamian za wykorzystanie wizerunku uczniów? Sprawdź, jakie stanowisko zajął UODO:

Zniżka w zamian za zgodę na wykorzystanie wizerunku dziecka – czy taka praktyka jest zgodna z prawem w 2026 roku?

Jaka powinna być poprawna zgoda na wykorzystanie wizerunku dziecka?

Powszechnym błędem wielu przedsiębiorców, który dostrzegamy w Kancelarii MDL, jest wrzucenie jednej ogólnej klauzuli do regulaminu świadczenia usług: „Zapisanie dziecka na kurs jest równoznaczne ze zgodą na wykorzystanie jego wizerunku w celach promocyjnych”.

Taki zapis jest prawnie bezskuteczny i nieważny.

Zgodnie z art. 7 RODO, zgoda na przetwarzanie danych osobowych musi spełniać konkretne kryteria:

• Dobrowolność: Rodzic nie może czuć przymusu wyrażenia zgody marketingowej. Zapisanie dziecka na dodatkowy angielski czy basen nie może być uzależnione od tego, czy wyrazi on zgodę na publikację zdjęć.
• Zgoda musi być wyrażona konkretnie i świadomie: Należy precyzyjnie wskazać, gdzie wizerunek będzie publikowany (np. strona internetowa XYZ.com, profil na Facebooku, konto na Instagramie, materiały drukowane takie jak ulotki/banery).
• Zgoda musi być jednoznaczna: Wymaga ona aktywnego działania (np. zaznaczenie osobnego checkboxa, podpis pod osobnym oświadczeniem). Niedopuszczalne są domyślnie zaznaczone checkboxy ukryte w treści umowy.
• Zgoda musi być możliwa do wycofania w dowolnym momencie: Klient musi zostać poinformowany, jak może cofnąć zgodę i że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem. Brak wyrażenia zgody nie może z kolei wpływać negatywnie na traktowanie dziecka w szkole czy podczas zajęć. 

Art. 7 RODO

1. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, administrator musi być w stanie wykazać, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych.

2. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyrażą zgodę w pisemnym oświadczeniu, które dotyczy także innych kwestii, zapytanie o zgodę musi zostać przedstawione w sposób pozwalający wyraźnie odróżnić je od pozostałych kwestii, w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem. Część takiego oświadczenia osoby, której dane dotyczą, stanowiąca naruszenie niniejszego rozporządzenia nie jest wiążąca.

3. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Osoba, której dane dotyczą, jest o tym informowana, zanim wyrazi zgodę. Wycofanie zgody musi być równie łatwe jak jej wyrażenie.

4. Oceniając, czy zgodę wyrażono dobrowolnie, w jak największym stopniu uwzględnia się, czy między innymi od zgody na przetwarzanie danych nie jest uzależnione wykonanie umowy, w tym świadczenie usługi, jeśli przetwarzanie danych osobowych nie jest niezbędne do wykonania tej umowy.

Żeby nie zagubić się w gąszczu nakazów i zakazów, przygotowaliśmy syntetyczny zbiór dobrych praktyk:

• Rozdziel kanały komunikacji: Daj rodzicom wybór. Ktoś może zgodzić się na zamkniętą grupę dla rodziców czy stronę internetową, ale nie wyrażać zgody na publikację zdjęć na publicznym TikToku.
• Aktualizuj zgody: Jeśli podpisujesz umowę na kolejny rok szkolny, upewnij się, że zebrane wcześniej oświadczenia są nadal aktualne.
• Prowadź ewidencję: Stwórz prosty arkusz lub oznacz w systemie, które dzieci posiadają zgody marketingowe, a które nie (i w jakim zakresie!). Nauczyciel lub fotograf musi mieć tę listę przed wejściem na salę.

Przypominamy również, że w Sklepie Kancelarii MDL możesz kupić stworzone przez prawników i w pełni zweryfikowane wzory dokumentów: https://mdl-kancelariaprawna.pl/sklep/wszystkie-produkty/

Jak budować legalny wizerunek w mediach społecznościowych placówki edukacyjnej, bez publikowania twarzy dzieci?

Jako przedsiębiorca wiesz już, że social media zazwyczaj żyją emocjami i virali. Zdjęcia z uśmiechniętymi dziećmi przynoszą wyższe zaangażowanie pod postami, budują zaufanie i pokazują realną wartość zajęć. Jak prowadzić marketing mądrze i zgodnie z prawem? Skup się na procesie, nie na konkretnych twarzach. Pokazuj dłonie manipulujące klockami rysujące po tablicy, eksperymentujące z probówkami. Kadruj zza pleców lub z góry. Tego typu zdjęcia są estetyczne, profesjonalne i często lepiej oddają charakter warsztatów niż statyczne portrety. Odbiorca widzący tłum dzieci sfotografowanych od tyłu ma taką samą perspektywę ilościową, jak widząc dzieci z przodu. Stosuj ujęcia grupowe z dystansu! Zamiast portretu jednego dziecka, pokaż dynamikę całej sali, gdzie twarze pozostają niewyraźne. Zawsze możesz manipulować ostrością zdjęcia. Jeśli organizujesz duże rozpoczęcie roku lub dzień otwarty, wprowadź np. kolorowe naklejki lub opaski dla dzieci, których rodzice nie wyrazili zgody na publikację wizerunku. Fotograf od razu wie, kogo unikać w kadrze. To proste i bezbolesne.

Przeczytaj Przewodnik po PPWR przygotowany przez Kancelarię MDL:

Przewodnik po PPWR od Kancelarii MDL – przeczytaj, zanim będzie za późno 

Co grozi za lekkomyślne podejście do ochrony danych osobowych?

Ignorowanie przepisów dotyczących wizerunku dzieci niesie za sobą konsekwencje na kilku poziomach:

• Kary od UODO: Urząd Ochrony Danych Osobowych ma prawo nałożyć wysokie kary administracyjne za bezprawne przetwarzanie danych osobowych.
• Pozwy cywilne: Rodzice mogą wytoczyć powództwo o naruszenie dóbr osobistych dziecka (art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego) oraz roszczenia z tytułu naruszenia praw autorskich, domagając się zadośćuczynienia finansowego lub zaniechania naruszeń.

Dodatkowo warto wspomnieć, że wrzucanie do sieci materiałów z dziećmi niesie realne ryzyko kradzieży tożsamości, tworzenia tzw. cyfrowego śladu bez wiedzy małoletniego czy wykorzystania zdjęć przez osoby niepowołane. Rodzice są coraz bardziej świadomi tych zagrożeń – zwłaszcza przy obecnym rozwoju AI i deepfake’ów, a placówka, która ignoruje ich obawy, traci wizerunek profesjonalnej i bezpiecznej. Niezadowolony rodzic, którego dziecko znalazło się na sponsorowanym poście na Facebooku wbrew jego woli, rzadko milczy. Jeden negatywny post w lokalnej grupie sąsiedzkiej potrafi zniszczyć zaufanie budowane latami. Pamiętaj o tym przy każdorazowej próbie publikowania zdjęć z wizerunkiem dzieci bez wyraźnej zgody. 

Checklista dla placówki edukacyjnej przed publikacją zdjęć z wizerunkiem dzieci

1. Weryfikacja zgód Sprawdzenie listy obecności z deklaracjami rodziców przed wrzuceniem posta.

2. Selekcja kadrów Odrzucenie ujęć w sytuacjach niezręcznych, intymnych lub ośmieszających dziecko.

3. Usunięcie metadanych Usunięcie identyfikatorów, nazwisk z tytułów zdjęć czy numerów szafek ze zdjęć.

4. Zabezpieczenie archiwum Przechowywanie formularzy zgód w bezpiecznym miejscu (dbaj o zgodność z RODO).

Podsumowanie

Przestrzeganie przepisów RODO, kodeksu cywilnego i ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych nie musi automatycznie oznaczać rezygnacji z promocji. Wymaga jedynie wdrożenia kilku prostych procedur: transparentnych, dobrowolnych zgód, przeszkolenia kadry i poszanowania prywatności podopiecznych. Transparentność i dbałość o bezpieczeństwo (także bezpieczeństwo cyfrowe) to w dzisiejszych czasach nie przeszkoda marketingowa, lecz jeden z najsilniejszych atutów budujących renomę Twojej placówki.

Sprawdź, czy RODO dotyczy też Ciebie!

„Mnie RODO nie dotyczy” – to najczęstszy błąd właścicieli małych firm, który może wiele kosztować

W czym możemy Ci pomóc?

W Kancelarii MDL pomagamy małym i średnim firmom zrozumieć ich obowiązki, m.in.:

• przeprowadzamy audyty, 
• wdrażamy niezbędną dokumentację zgodną z RODO,
• szkolimy pracowników, 
• tworzymy wzory zgód na wykorzystanie wizerunku (dzieci i nie tylko)

… aby ochrona danych była naturalnym elementem prowadzenia biznesu, a nie zbędnym ciężarem. 

FAQ

1. Czy wystarczy zgoda tylko jednego rodzica na publikację zdjęcia dziecka?

Zgodnie z kodeksem rodzinnym i opiekuńczym, decyzje o istotnych sprawach dziecka podejmują oboje rodzice wykonujący władzę rodzicielską. W codziennej praktyce biznesowej przyjmuje się domniemanie, że rodzic podpisujący umowę działa w porozumieniu z drugim opiekunem. Jeżeli jednak placówka otrzyma w jakiejkolwiek formie wyraźny sprzeciw drugiego rodzica, wizerunek nie może być publikowany. 

2. Co zrobić, gdy rodzic zażąda usunięcia zdjęcia opublikowanego na przykład rok temu na podstawie ówcześnie istniejącej zgody?

Zgodę na przetwarzanie danych można cofnąć w dowolnym momencie. Po otrzymaniu takiego wniosku przedsiębiorca ma obowiązek niezwłocznie usunąć materiał z prowadzonych kanałów (Facebook, Instagram, strona internetowa). Wycofanie zgody nie oznacza jednak automatycznie, że publikacja w minionym okresie była nielegalna.

3. Czy w zamkniętej grupie na Facebooku dla rodziców obowiązują te same zasady RODO, co poza nią?

Tak. Zamknięta grupa wciąż stanowi przestrzeń udostępniania danych osobowych osobom trzecim. Często na tego typu grupach zarejestrowanych jest kilkadziesiąt osób, spośród których niektóre nie są nawet bezpośrednio związane z bieżącą tematyką grupy. Choć zasięg jest mniejszy niż w przypadku profilu publicznego, nadal dochodzi tam do przetwarzania danych osobowych. Rodzice muszą wyrazić osobną, świadomą zgodę na publikację wizerunku dziecka w takim kanale. Rozwiązaniem jest przesyłanie zdjęć danego dziecka indywidualnie do rodziców, w prywatnych kanałach komunikacji. 

Skontaktuj się z nami za pomocą formularza kontaktowego!