Prowadzisz korepetycje? Organizujesz kursy lub inne zajęcia dodatkowe? Dowiedz się, dlaczego regulamin to fundament dobrego biznesu 

Branża edukacyjna, szkoleniowa oraz rynek zajęć dodatkowych prowadzonych w formule zdalnej przeżywają ostatnio rozkwit. Kursy językowe, przygotowanie do matury czy egzaminu ósmoklasisty, gotowe szkolenia – materiały wideo sprzedawane online… możliwości zdalnej działalności edukacyjnej są naprawdę szerokie. Kluczem do sukcesu jest jednak nie tylko sam pomysł i opracowanie materiałów edukacyjnych, ale także solidny fundament prawny. Bez regulaminu może okazać się, że Twoje merytoryczne zajęcia przysparzać będą samych problemów.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Dlaczego regulamin jest tak istotny w przypadku prowadzenia korepetycji lub kursów online?
• Czy uczeń może odwołać korepetycje 5 minut przed ich rozpoczęciem?
• Czy regulamin jest obowiązkowy?
• Czym jest działalność nierejestrowana?
• Czy kursant może zwrócić kurs online, jeśli mu się nie spodobał?

Specyfika działalności edukacyjnej prowadzonej online

Wielu korepetytorów i szkoleniowców zaczyna swoją karierę wyłącznie w oparciu o entuzjazm i nieformalne ustalenia. Wydaje im się, że stworzenie programu kursu i materiałów przeznaczonych dla uczniów w pełni wystarczają do rozpoczęcia działalności. Zapisy przez wiadomości prywatne na Instagramie, ustalanie terminów przez SMSy lub WhatsApp, rozliczenia „z dołu” gotówką albo szybkim przelewem na numer telefonu to codzienność wielu początkujących przedsięwzięć. Doświadczenie uczy, że dopóki współpraca przebiega harmonijnie, w opisanym schemacie wszystko działa bez zarzutu. Problemy pojawiają się jednak w momencie zderzenia z prozą życia: uczeń odwołuje lekcję na pięć minut przed spotkaniem i domaga się zwrotu pieniędzy, kursant kupuje dostęp do platformy e-learningowej, pobiera wszystkie materiały w jeden wieczór, po czym składa oświadczenie o odstąpieniu od umowy, a rodzic dziecka żąda bezpłatnego indywidualnego odrobienia zajęć grupowych, w których nie mogło uczestniczyć ich dziecko. W takich momentach osoby prowadzące działalność online uświadamiają sobie, że brak spisanych, precyzyjnych zasad oznacza dla nich realne straty finansowe i paraliż organizacyjny. Wiążący regulamin to tarcza ochronna, fundament relacji z klientem oraz narzędzie budujące profesjonalny wizerunek marki. Co więcej – regulamin nie jest tworzony “przeciwko” uczestnikom zajęć. W sytuacji kryzysowej obie strony mają możliwość skorzystania z opisanych mechanizmów. Z tego powodu warto skupić się na brzmieniu postanowień i unikaniu kopiowania cudzych regulaminów bądź ślepego korzystania z generatorów AI. To, co sprawdzi się u jednej osoby, niekoniecznie będzie idealne u drugiej. 

Korepetycje a działalność nierejestrowana

Zgodnie z art. 5 ustawy Prawo przedsiębiorców, działalność nierejestrowana (nieewidencjonowana) to rozwiązanie dedykowane tylko tym osobom fizycznym, które w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywały działalności gospodarczej. Podstawowym kryterium legalności tej formy jest limit finansowy oparty na rozliczeniu kwartalnym: przychód należny nie może przekroczyć w żadnym kwartale 225% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. Istotne jest rozumienie samego „przychodu należnego”, który obejmuje kwoty należne z tytułu sprzedaży towarów lub usług, nawet jeśli klient jeszcze za nie fizycznie nie zapłacił. Co najważniejsze, przekroczenie kwartalnego progu 225% płacy minimalnej wywołuje skutek z mocy prawa (zgodnie z brzmieniem art. 5 ust. 3 ustawy). Z dniem przekroczenia limitu działalność automatycznie staje się pełnoprawną działalnością gospodarczą. W takiej sytuacji przedsiębiorca ma bezwzględny obowiązek złożenia wniosku o wpis do CEIDG w terminie 7 dni. Przypominamy – przed nowelizacją pod uwagę brano limit w skali miesiąca! 

Najczęstsze problemy przy prowadzeniu zajęć online

Brak precyzyjnych zasad to nie tylko ryzyko prawne, ale to bezpośredni “wyciek gotówki” z Twojego biznesu. Przez lata współpracy z przedsiębiorcami dostrzegliśmy pewne powtarzające się schematy, które są niestety wynikiem zaniedbań prawnych.  Oto najpowszechniejsze sytuacje, w których brak regulaminu generuje zarówno straty, jak i stres. 

1. „Dziś jednak nie przyjdę na zajęcia, proszę o zwrot pieniędzy”

Klasyczny scenariusz w działalności korepetytora współpracującego z uczniami: zarezerwowany termin w czwartek o 17:00 (jak co tydzień). Prowadzący przygotował materiały, sprawdził zadania domowe z ubiegłych zajęć, zajął miejsce przed kamerą. O 16:55 przychodzi SMS: „Przepraszam, coś mi wypadło, proszę o przełożenie na jutro na 13 lub zwrot opłaty”. Bez regulaminu dochodzenie zapłaty za taką lekcję staje się bezsprzecznie źródłem konfliktu. Klient często uważa, że skoro usługa się fizycznie nie odbyła, to płacić nie musi. Tymczasem zgodnie z art. 750 k.c. do umów o świadczenie usług stosuje się przepisy o zleceniu. Zgodnie z art. 735 § 1 k.c., jeżeli z umowy ani z okoliczności nie wynika, że przyjmujący zlecenie zobowiązał się wykonać je bez wynagrodzenia, za wykonanie zlecenia należy się wynagrodzenie. Ponadto, w myśl art. 471 k.c., dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Dobrze skonstruowany regulamin może rzecz jasna wprowadzać tzw. “okienko anulacyjne” (np. bezpłatne odwołanie najpóźniej na 48 godziny przed terminem realizacji). Zastrzega też, że odwołanie zajęć po tym terminie lub niestawiennictwo oznacza obciążenie klienta kosztami gotowości korepetytora do świadczenia usługi. Zabezpiecza to czas korepetytora, który w przeciwnym razie poniósłby stratę bez możliwości zapełnienia zwolnionego slotu innym uczniem. Priorytetem jest poprawne określenie ról i wzajemnych obowiązków.  

2. Pobranie kursu online i natychmiastowy zwrot 

Wielu twórców kursów internetowych, ebooków i webinarów spotyka się z nieuczciwą praktyką: klient kupuje dostęp do platformy, pobiera udostępnione pliki PDF, ogląda przygotowane materiały wideo, po czym niezwłocznie wysyła oświadczenie o odstąpieniu od umowy bez podania przyczyny, żądając zwrotu 100% wpłaconej kwoty. Co na to prawo? Zgodnie z art. 27 ustawy o prawach konsumenta, konsumentowi przysługuje co do zasady 14-dniowe prawo do odstąpienia od umowy zawartej na odległość. Istnieją jednak kluczowe wyjątki zawarte w art. 38 ustawy. Prawo do odstąpienia nie przysługuje w przypadku umów o dostarczanie treści cyfrowych niedostarczanych na nośniku materialnym, jeżeli spełnione są łącznie warunki:

• Przedsiębiorca rozpoczął świadczenie za wyraźną i uprzednią zgodą konsumenta.
• Konsument został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po jego spełnieniu utraci prawo odstąpienia od umowy.
• Konsument przyjął to do wiadomości.
• Przedsiębiorca przekazał konsumentowi potwierdzenie zawarcia umowy na trwałym nośniku (np. mailowo w formacie PDF).

Jeśli w procesie zakupowym nie posiadasz regulaminu ze stosownym checkboxem i prawidłowo sformułowaną formułą zgody tak, aby mieć dowód, że klient jest świadomy braku możliwości odstąpienia od umowy, klient może mieć pełne prawo pobrać Twoje materiały i legalnie odzyskać wszystkie pieniądze. Regulamin i prawidłowe informowanie konsumenta o zasadach odstąpienia od umowy stanowi w tym wypadku jedyną barierę chroniącą Twój przyszły zysk i własność intelektualną. 

Poniżej zamieszczony został fragment art. 38 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, który może być przydatny przy formułowaniu regulaminu:

Art.  38 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta

1. Prawo odstąpienia od umowy zawartej poza lokalem przedsiębiorstwa lub na odległość nie przysługuje konsumentowi w odniesieniu do umów:
2. o świadczenie usług, za które konsument jest zobowiązany do zapłaty ceny, jeżeli przedsiębiorca wykonał w pełni usługę za wyraźną i uprzednią zgodą konsumenta, który został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po spełnieniu świadczenia przez przedsiębiorcę utraci prawo odstąpienia od umowy, i przyjął to do wiadomości;

3) w której przedmiotem świadczenia jest towar nieprefabrykowany, wyprodukowany według specyfikacji konsumenta lub służący zaspokojeniu jego zindywidualizowanych potrzeb;

5) w której przedmiotem świadczenia jest towar dostarczany w zapieczętowanym opakowaniu, którego po otwarciu opakowania nie można zwrócić ze względu na ochronę zdrowia lub ze względów higienicznych, jeżeli opakowanie zostało otwarte po dostarczeniu;

9) w której przedmiotem świadczenia są nagrania dźwiękowe lub wizualne albo programy komputerowe dostarczane w zapieczętowanym opakowaniu, jeżeli opakowanie zostało otwarte po dostarczeniu;

13) o dostarczanie treści cyfrowych niedostarczanych na nośniku materialnym, za które konsument jest zobowiązany do zapłaty ceny, jeżeli przedsiębiorca rozpoczął świadczenie za wyraźną i uprzednią zgodą konsumenta, który został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po spełnieniu świadczenia przez przedsiębiorcę utraci prawo odstąpienia od umowy, i przyjął to do wiadomości, a przedsiębiorca przekazał konsumentowi potwierdzenie, o którym mowa w art. 15 ust. 1 i 2 albo art. 21 ust. 1;

Pamiętaj, że obowiązek informacyjny leży po Twojej stronie!

Tworzysz własnego LLMa? Sprawdź, na co musisz uważać:

Tworzysz własnego LLMa? Zadbaj o zgodność z prawem! 

3. Nieobecności na kursach grupowych i roszczenia o „odrabianie zajęć”

Organizując kursy językowe, korepetycje grupowe czy warsztaty dla dzieci, kalkulujesz koszty stałe: sprzęt, honorarium, czas poświęcony na przygotowanie materiałów, dostęp do szybkiego internetu. Koszt ten jest niezmienny bez względu na to, czy na zajęcia przyjdzie 8, czy 5 osób. Częstym problemem są roszczenia uczestników, którzy opuścili zajęcia i domagają się zmniejszenia czesnego za kolejny miesiąc, zwrotu proporcjonalnej części wpłaty lub indywidualnego odrabiania materiału “po godzinach”. Regulamin powinien precyzyjnie definiować strukturę świadczenia: klient płaci za rezerwację miejsca w danej grupie i gotowość prowadzącego do realizacji programu w określonych terminach (wskazanych z góry z odpowiednim wyprzedzeniem), a nie za fizyczną obecność. Zapisy regulaminu mogą zaoferować opcjonalne udogodnienia (np. możliwość uczestnictwa w innej grupie w miarę dostępności miejsc lub udostępnienie nagrania audio/wideo), wyraźnie jednak wyłączając prawo do obniżenia ceny. 

4. Zakres merytoryczny i granice odpowiedzialności za rezultat

Częstym zarzutem niezadowolonych klientów bywa brak oczekiwanych rezultatów: „Moje dziecko uczyło się u Pana przez rok i nie zdało matury rozszerzonej na 90% tak jak chciałam –  żądam zwrotu pieniędzy”. Umowa o korepetycje lub prowadzenie kursu jest w świetle prawa cywilnego umową starannego działania, a nie umową rezultatu. Korepetytor zobowiązuje się do dołożenia należytej staranności w przekazywaniu wiedzy zgodnie ze swoim programem i metodyką, lecz nie może gwarantować zbiegu okoliczności i trafienia na “dobre” pytania, predyspozycji ucznia, poziomu stresu na egzaminie czy pracy własnej podopiecznego poza zorganizowanymi zajęciami. Regulamin pozwala precyzyjnie wyznaczyć tę granicę, eliminując bezpodstawne roszczenia reklamacyjne oparte na niespełnionych subiektywnych oczekiwaniach.

Checklista dobrego regulaminu 

Dobry regulamin na miarę XXI wieku powinien być przede wszystkim zwięzły, zrozumiały i precyzyjnie dopasowany do specyfiki świadczonych usług. Konstruując regulamin dla szkoły językowej, platformy edukacyjnej czy prywatnej praktyki korepetytorskiej, należy uwzględnić między innymi:

• Oznaczenie przedsiębiorcy bądź osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną: pełna nazwa, NIP, REGON, adres siedziby, adres e-mail oraz numer telefonu do kontaktu.
• Definicje użytych w regulaminie pojęć: precyzyjne określenie kursanta, zgód rodziców na uczestnictwo w zajęciach, czasu trwania lekcji, zapewnianych materiałów dydaktycznych, dyplomu/certyfikatu ukończenia kursu i warunków, które należy spełnić.
• Wymagane warunki techniczne: minimalne wymagania sprzętowe i łącznościowe w przypadku zajęć online (np. sprawna kamera, mikrofon, posiadanie adresu e-mail, dostęp do GoogleDocs etc.).
• Zasady rezerwacji terminów zajęć i płatności: terminy wnoszenia opłat, formy płatności, konsekwencje braku wpłaty (np. automatyczne anulowanie rezerwacji terminu jeżeli opłata nie będzie dokonana 24h przed planowanymi zajęciami).
• Polityka odwoływania i ewentualnego przekładania zajęć: dopuszczalne okna czasowe, limit bezpłatnych odwołań w miesiącu/semestrze, procedura zgłaszania nieobecności – im bardziej szczegółowo, tym lepiej.
• Procedura reklamacyjna: sposób składania reklamacji, dane adresowe, termin rozpatrzenia.
• Prawa autorskie i własność intelektualna: wyraźne zastrzeżenie, że materiały przekazywane kursantom podlegają ochronie prawnoautorskiej i mogą być wykorzystywane wyłącznie do osobistego użytku edukacyjnego, bez prawa do ich rozpowszechniania, nagrywania czy dalszej odsprzedaży.

Pamiętaj, że w razie sporu wszelkie nieuregulowane kwestie mogą przysporzyć Ci nieprzyjemności. W interesie obu stron leży transparentność i pewność, że wszyscy będą wywiązywali się ze swoich obowiązków. 

Klauzule niedozwolone – tego lepiej unikać!

Napisanie regulaminu to tylko połowa sukcesu, ponieważ równie istotna jest metoda jego implementacji oraz treść poszczególnych postanowień. Samodzielne kopiowanie regulaminów z internetu rodzi ogromne ryzyko prawne, o czym już wspominaliśmy we wcześniejszej części artykułu. Aby regulamin wiązał klienta, musi on mieć możliwość zapoznania się z nim przed zawarciem umowy.

• W sprzedaży internetowej oznacza to wymóg akceptacji (np. niezaznaczony domyślnie checkbox: „Zapoznałem się z Regulaminem i akceptuję jego treść”) przed kliknięciem przycisku zamówienia. Co ważne, regulamin musi być łatwy do odnalezienia.
• W przypadku zajęć stacjonarnych i zapisów bezpośrednich, link do regulaminu powinien być przesłany w pierwszej wiadomości podsumowującej warunki lub wręczany w formie fizycznej do podpisu przed pierwszymi płatnymi zajęciami.

Przedsiębiorcy często mają pokusę, by zabezpieczyć się w sposób skrajnie jednostronny. Zapisy takie jak:

• „Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania zajęć w każdym czasie bez podania przyczyny i bez zwrotu opłaty”,
• „Korepetytor nie ponosi żadnej odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody powstałe podczas odbywających się zajęć”,

stanowią niedozwolone postanowienia umowne (czyli tak zwane klauzule abuzywne). Z mocy prawa nie wiążą one konsumenta, a ich stosowanie może narazić przedsiębiorcę na zarzut naruszenia zbiorowych interesów konsumentów i dotkliwe kary finansowe nakładane przez Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. 

Czy B2B zawsze jest złe? Dowiedz się, kiedy umowy cywilnoprawne są korzystne dla obu stron:

Czy B2B zawsze jest złe? Omawiamy potencjalne scenariusze

Podsumowanie 

Regulamin nie jest przeszkodą biurokratyczną ani dowodem braku zaufania do kursanta. Wręcz przeciwnie: w 2026 roku  to wizytówka profesjonalnego podmiotu, która wyznacza przejrzyste i transparentne ramy współpracy, zapobiega nieporozumieniom i buduje partnerskie relacje. Dobre zasady chronią Twój czas, stabilizują przychody i pozwalają skupić się na tym, co robisz najlepiej: skutecznym nauczaniu. Jeśli prowadzisz działalność edukacyjną i chcesz zabezpieczyć swój biznes przed stratami finansowymi, Kancelaria MDL przygotowuje dedykowane, w pełni bezpieczne regulaminy dopasowane do specyfiki Twoich kursów i modelu sprzedaży. Ty skup się na biznesie, a my skupimy się na ustaleniu ram prawnych. 

W czym możemy Ci pomóc?

• Sporządzimy regulamin dostosowany do Twojej działalności edukacyjnej.
• Przeprowadzimy audyt prawny Twojego biznesu.
• Doradzimy, kiedy warto prowadzić działalność nierejestrowaną, a kiedy wskazane jest sformalizowanie działalności gospodarczej. 
• Wdrożymy GPSR w Twojej firmie. 
• Doradzimy, jak chronić dane osobowe w Twoim przedsiębiorstwie. 

Przeczytaj wywiad z r.pr. Mileną Dorobek – Lis, założycielką Kancelarii MDL:

Wywiad z Mileną Dorobek – Lis: o prawie, własnej kancelarii i podejściu do pracy zdalnej 

FAQ

1. Co zrobić, gdy rodzic zapisuje dziecko na korepetycje, płaci za miesiąc z góry, a po jednych zajęciach żąda zwrotu całej kwoty, bo „dziecku się nie spodobało”?

Odpowiedź zależy od tego, w jaki sposób zawarto umowę oraz co przewiduje Twój regulamin. Jeśli umowa była zawarta na odległość (np. formularz online), konsumentowi co do zasady przysługuje 14 dni na odstąpienie od umowy. Jednak zgodnie z art. 35 ustawy o prawach konsumenta, jeżeli konsument wykonuje prawo odstąpienia po rozpoczęciu świadczenia usługi na jego wyraźne żądanie, ma obowiązek zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia. Rodzic nie może więc żądać zwrotu pełnej kwoty: musi zapłacić za lekcję, która się już odbyła. Jeśli regulamin zawiera odpowiednie klauzule, kwota zwrotu zostanie precyzyjnie pomniejszona o koszt zrealizowanych zajęć.

2. Czy zaliczka i zadatek to synonimy?

Choć w mowie potocznej błędnie stosuje się te pojęcia zamiennie, w świetle polskiego prawa zaliczka i zadatek nie są synonimami, a różnica między nimi ma kluczowe znaczenie w razie niewykonania umowy. Zadatek, uregulowany wprost w art. 394 kodeksu cywilnego, pełni funkcję gwarancyjną i odszkodowawczą: oznacza to, że jeśli do realizacji umowy nie dojdzie z winy wpłacającego, a nie zawarto innych postanowień umownych, odbiorca może te środki zatrzymać, natomiast gdy zawini przyjmujący, musi zwrócić kwotę w podwójnej wysokości. Z kolei zaliczka to jedynie częściowa przedpłata na poczet przyszłego świadczenia:  nie zabezpiecza wykonania umowy i w razie jej zerwania (niezależnie od tego, która strona ponosi winę) staje się świadczeniem nienależnym, co oznacza bezwzględny obowiązek jej zwrotu.

3. Kto może prowadzić w Polsce działalność nierejestrowaną?

Zgodnie z art. 5 ustawy Prawo przedsiębiorców, działalność nierejestrowana (nieewidencjonowana) to rozwiązanie dedykowane tylko tym osobom fizycznym, które w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywały działalności gospodarczej. Podstawowym kryterium legalności tej formy jest limit finansowy oparty na rozliczeniu kwartalnym: przychód należny nie może przekroczyć w żadnym kwartale 225% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Skontaktuj się z nami za pomocą formularza kontaktowego!