Już 25 września bieżącego roku wejdzie w życie większość przepisów ustawy o ochronie sygnalistów, która znacząco wpłynie na funkcjonowanie firm w Polsce. Nowe regulacje mają na celu ochronę osób zgłaszających nieprawidłowości. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność podjęcia konkretnych działań, aby dostosować się do nałożonych na nich obowiązków. Czy w Twojej firmie musisz stworzyć Regulamin zgłoszeń wewnętrznych?
Co przewiduje ustawa? Czy musisz mieć Regulamin zgłoszeń wewnętrznych?
Ustawa zobowiązuje niektórych przedsiębiorców do wdrożenia wewnętrznych procedur zgłaszania nieprawidłowości (tzw. Procedury zgłoszeń wewnętrznych / Regulamin zgłoszeń wewnętrznych). Firmy zatrudniające co najmniej 50 pracowników* będą musiały stworzyć zasady umożliwiające bezpieczne zgłaszanie nadużyć.
Warto zauważyć, że obowiązek ten nałożony został bez względu na to, czy stosunek zawodowy oparty jest na umowie o pracę czy cywilnoprawnym B2B albo zleceniu. Oznacza to, że jeśli zatrudniasz 50 osób na umowie zleceniu albo B2B, to i tak będziesz musiał przygotować Regulamin zgłoszeń wewnętrznych i pozostałą dokumentację, o której piszemy poniżej.
* W przypadku osób zatrudnionych na etacie liczbę pracowników ustala się na podstawie liczby etatów w firmie. A więc 2 osoby na 0,5 etatu to 1 pracownik w rozumieniu ustawy. W przypadku umów cywilnoprawnych / B2B uwzględnia się liczbę osób, bez względu na to, w jakim zakresie godzinowym współpracują.
Poza mechanizmami wewnętrznymi ustawa przewiduje też możliwość anonimowego dokonania zgłoszenia do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego jako środka zgłoszeń zewnętrznych. Zgłoszenie takie nie musi być poprzedzone skorzystaniem z trybu wewnętrznego, od sygnalisty zależy wybór trybu.
Więcej o ochronie sygnalistów i założeniach ustawy przeczytasz w naszym artykule:
Ochrona sygnalistów już od 25.09.2024 r. – czy masz potrzebne dokumenty?
Regulamin należy właściwie ogłosić pracownikom i współpracownikom
Co istotne, procedura zgłoszeń wewnętrznych w firmie będzie musiała być jasno zakomunikowana zarówno osobom już zatrudnionym, jak i osobom przystępującym do rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
Należy zwrócić uwagę na formalności związane z wprowadzaniem Regulaminu. Ustawa nakazuje konieczność przeprowadzenia procesu konsultacji uchwalonej procedury z przedstawicielami osób świadczących pracę, trwających między 5 a 10 dni. Z kolei publikacja ostatecznej wersji Regulaminu powinna się odbyć minimum 7 dni przed datą wejścia w życie, w sposób zwyczajowo przyjęty w danej jednostce. Oczywiście wcześniej trzeba uregulować sposób wyboru przedstawicieli pracowników przez pracowników i zasady konsultowania z nimi aktów prawa zakładowego.
Jakie kary za niewdrożenie ustawy o ochronie sygnalistów?
Za niewdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych zgodnej z wymogami ustawy, przewidziana została kara grzywny. Ważne jest, żeby Regulamin zgłoszeń wewnętrznych był także wprowadzony we właściwym trybie. Właściwy tryb oznacza tutaj przeprowadzenie konsultacji z przedstawicielami załogi czy ogłoszenie w terminie określonym ustawowo. Sygnaliści dotknięci represjami będą mogli z kolei ubiegać się o odszkodowanie.
Wobec konkretnych osób naruszających prawo mogą z kolei być wyciągane konsekwencje za czyny takie jak:
– uniemożliwianie lub utrudnianie dokonania zgłoszenia,
– podejmowanie działań odwetowych,
– ujawnienie tożsamości sygnalisty.
Co warto zauważyć, osoba dokonująca zgłoszenia pomimo wiedzy o braku rzeczywistego naruszenia podlegać będzie karze. Sygnalista dokonujący nieprawdziwego zgłoszenia będzie mógł być zobligowany do zapłacenia odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.
Czy Regulamin zgłoszeń wewnętrznych to jedyny wymagany dokument z ustawy?
1. Wdrożenie procedur zgłaszania nieprawidłowości: Firmy powinny opracować Regulamin zgłoszeń wewnętrznych zgodne z ustawowymi wymaganiami.
Niezbędne jest określenie w szczególności:
– wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiotu zewnętrznego, upoważnionego przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
– sposobów przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, w tym w co najmniej 1 formie pisemnej i ustnej, zgodnie z zasadami wskazanymi w ustawie;
– bezstronnej wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnionych do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą oraz zapewnienie informacji zwrotnej,
– trybu postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo.
W Regulaminie zgłoszeń wewnętrznych trzeba także uwzględnić poniższe reguły:
Przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego należy potwierdzić sygnaliście w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania. Wyjątkiem jest sytuacja, w której sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
Elementem fakultatywnym jest zamieszczenie informacji o istnieniu procedury zewnętrznych zgłoszeń, czyli zgłoszeniu kierowanym bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego czy też określenie systemu zachęt do korzystania z procedury wewnętrznej.
Nie jest to jednak jedyny obowiązkowy dokument, który należy stworzyć do wdrożenia ustawy o ochronie sygnalistów.
2. Stworzenie i prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych:
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych ma strukturę określoną ustawowo. Wymieniono w ustawie wszystkie dane, jakie należy w nim odnotowywać. Przykładowe dane, jakie powinien on obejmować to:
1) przedmiot naruszenia prawa,
2) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
3) informację o podjętych działaniach następczych.
Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze należy przechowywać przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
3. Regulamin zgłoszeń wewnętrznych a RODO
Podczas tworzenia Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych nie można zapomnieć o RODO. Należy przede wszystkim:
– uwzględnić proces/-y w rejestrze czynności przetwarzania,
– przeanalizować, czy procedura zgłaszania naruszeń pozwala respektować poufność danych sygnalisty,
– zadbać o właściwe upoważnienia dla osób przyjmujących i rozpatrujących zgłoszenia,
– w razie potrzeby przeprowadzić analizę ryzyka,
– sporządzić klauzulę informacyjną dla sygnalistów.
Czy masz wdrożone RODO w swojej firmie? W tym artykule wymieniliśmy podstawowe dokumenty, jakie powinieneś mieć w swojej firmie (i to niezależnie, czy masz sklep internetowy): Jak skutecznie wdrożyć RODO w sklepie internetowym?
4. Szkolenia dla pracowników: Kluczowe jest także, aby pracownicy byli świadomi swoich praw i obowiązków.
Szkolenia mogą pomóc w zrozumieniu, jakie działania mogą być zgłaszane oraz jak postępować w przypadku bycia świadkiem nadużyć. Powinno paść jasne zapewnienie, że za zgłoszenie nieprawidłowości nie będą wyciągane żadne negatywne konsekwencje.
Korzyści dla przedsiębiorców
Choć dostosowanie się do ustawy może wiązać się z początkowymi kosztami, wdrożenie skutecznych procedur może przynieść długoterminowe korzyści. Ochrona przed nadużyciami, lepsze zarządzanie ryzykiem oraz dbanie o kulturę pracy to tylko niektóre z zalet wynikających z przestrzegania wymaganych procedur.
Zapewnienie pracownikom bezpiecznej formy zgłaszania wewnętrznie nadużyć jest zdecydowanie w interesie firmy. Nie tylko pozwala uniknąć kary za niewdrożenie ustawy. W interesie firmy jest bowiem, żeby zgłoszenie najpierw trafiło wewnętrznie niż od razu do Rzecznika Praw Obywatelskich, czy innego organu administracji publicznej.
Reasumując, ustawa o ochronie sygnalistów to nie tylko nowy obowiązek, ale również szansa na wzmocnienie pozycji rynkowej oraz budowanie zaufania w relacjach biznesowych.
Jeśli chcesz przygotować swoją firmę na nadchodzące zmiany lub skonsultować planowane przez siebie rozwiązania, już dziś skonsultuj się z naszą Kancelarią.
Możemy Ci pomóc:
- ustalić, w jakim zakresie musisz wdrożyć ustawę o ochronie sygnalistów,
- przygotować Regulamin zgłoszeń wewnętrznych wraz z uchwałą/ zarządzeniem, o jego wejściu w życie,
- opracować zasady wyboru przedstawicieli pracowników i sposób konsultowania Regulaminu, jeśli jeszcze nie masz takich w firmie,
- zadbać o uzupełnienie dokumentacji RODO o wdrożone dokumenty,
- przeszkolić komórki przyjmujące i rozpatrujące zgłoszenia.
