Kara umowna to z góry określona w umowie suma pieniężna, którą jedna strona zapłaci drugiej w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania; jest to narzędzie zabezpieczające interesy stron i ułatwiające dochodzenie roszczeń, o funkcji prewencyjnej i kompensacyjnej, możliwa do zastosowania przy zobowiązaniach niepieniężnych (np. dostawa towaru, wykonanie usługi). Wysokość kary umownej nie jest bezwzględna i może być zmniejszona przez sąd, jeśli byłaby rażąco wygórowana (tzw. miarkowanie kary umownej).

NDA to umowa o zachowaniu poufności. Jej celem jest ochrona tajemnic przedsiębiorstwa, know-how, baz danych czy pomysłów biznesowych, które są ujawniane drugiej stronie w toku współpracy lub negocjacji. NDA precyzuje, jakie informacje są chronione, jak długo trwa obowiązek milczenia oraz jakie sankcje grożą za jego złamanie (najczęściej w formie kar umownych). Może występować jako odrębny kontrakt lub klauzula w umowie głównej.

DPA to umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Jest ona wymogiem wynikającym z RODO w sytuacji, gdy administrator danych (np. Twoja firma) zleca innemu podmiotowi (np. biuru księgowemu, firmie marketingowej, dostawcy systemu informatycznego) działania na danych osobowych swoich klientów lub pracowników. Umowa ta reguluje zasady bezpieczeństwa, zakres przetwarzania oraz odpowiedzialność obu stron za dane.

Wybór zabezpieczenia zależy od rodzaju transakcji, ale do często stosowanych i skutecznych form zabezpieczenia należą:

• Dobrowolne poddanie się egzekucji (akt notarialny w trybie art. 777 Kodeksu postępowania cywilnego.) – pozwala na egzekucję długu przez komornika bez konieczności prowadzenia długotrwałego procesu sądowego;
• Weksel in blanco – ułatwia i przyspiesza dochodzenie roszczeń;
• Poręczenie – zobowiązanie osoby trzeciej do spłaty długu, gdyby dłużnik tego nie zrobił;
• Zastrzeżenie prawa własności – towar pozostaje własnością sprzedającego do momentu zapłaty pełnej ceny.

• Nie każdy podpis elektroniczny ma taką samą moc prawną. Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS oraz polskim prawem, wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny jest prawnie równoważny podpisowi własnoręcznemu i zachowuje „formę pisemną” w rozumieniu prawa cywilnego. Oznacza to, że dokument podpisany w ten sposób spełnia wymóg formy pisemnej, o ile prawo nie przewiduje wyjątków (np. konieczności formy aktu notarialnego).
• Inne rodzaje podpisów elektronicznych (np. Profil Zaufany, podpis w systemach typu DocuSign czy Autenti bez certyfikatu kwalifikowanego) skutkują zachowaniem „formy dokumentowej”. Jest to wystarczające dla wielu umów, które nie wymagają specjalnej formy, jednak w przypadkach, gdy prawo przewiduje formę pisemną pod rygorem nieważności, zwykły lub zaawansowany podpis elektroniczny nie zawsze spełnia ten wymóg.

Są to dwa niezależne od siebie tryby dochodzenia roszczeń w przypadku wadliwości towaru lub usługi.

• Rękojmia jest odpowiedzialnością ustawową (wynikającą z Kodeksu Cywilnego), która przysługuje kupującemu z mocy prawa, niezależnie od woli sprzedawcy (chyba że została skutecznie wyłączona w relacji B2B).
• Gwarancja również jest określona w Kodeksie Cywilnym, ale jest dobrowolnym zapewnieniem gwaranta (najczęściej producenta), a jej zakres i czas trwania określa dokument gwarancyjny. Kupujący co do zasady ma prawo wyboru, z którego reżimu odpowiedzialności chce skorzystać.

Kara umowna może zostać zastrzeżona wyłącznie na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego (np. opóźnienie w dostawie towaru, niedochowanie poufności, niewykonanie dzieła). Jej wysokość powinna być określona w umowie, jednak nie jest całkowicie dowolna. W przypadku kar rażąco wygórowanych, dłużnik ma prawo żądać przed sądem ich „miarkowania”, czyli obniżenia do racjonalnego poziomu, adekwatnego do poniesionej szkody i wartości zobowiązania.

Jest to jeden z najskuteczniejszych sposobów zabezpieczenia wierzytelności. Dłużnik w akcie notarialnym oświadcza, że w przypadku braku zapłaty lub zwrotu rzeczy, wierzyciel może wszcząć egzekucję komorniczą bezpośrednio na podstawie tego aktu, bez konieczności prowadzenia długotrwałego i kosztownego procesu sądowego. Sąd nadaje takiemu aktowi jedynie klauzulę wykonalności, co znacznie przyspiesza odzyskanie należności.

Co do zasady, umowy terminowe (zawarte na czas określony) mają gwarantować trwałość stosunku prawnego przez ustalony okres i nie podlegają swobodnemu wypowiedzeniu. Wypowiedzenie takiej umowy jest możliwe tylko wtedy, gdy sama umowa przewiduje taką możliwość i określa konkretne przesłanki (powody) wypowiedzenia, lub gdy zezwalają na to szczegółowe przepisy ustawy. W przeciwnym razie strona dążąca do zerwania kontraktu naraża się na roszczenia odszkodowawcze.

Klauzule abuzywne (niedozwolone postanowienia umowne) to zapisy w umowach z konsumentami, które kształtują ich prawa i obowiązki w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami, rażąco naruszając ich interesy. Tego typu postanowienia są z mocy prawa nieważne (nie wiążą konsumenta), nawet jeśli podpisał on umowę. Przedsiębiorcy stosujący takie klauzule narażają się nie tylko na przegraną w sądzie, ale również na wysokie kary finansowe nakładane przez Prezesa UOKiK.

Instytucja przedawnienia pozwala dłużnikowi uchylić się od zaspokojenia roszczenia po upływie określonego czasu.

• Podstawowy termin przedawnienia wynosi 6 lat.
• Dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz świadczeń okresowych (np. czynsz, odsetki) termin ten wynosi 3 lata. Bieg przedawnienia kończy się z ostatnim dniem roku kalendarzowego. Należy pamiętać, że podjęcie czynności przed sądem lub komornikiem (np. wniesienie pozwu) przerywa bieg przedawnienia.

Solidarność bierną (dłużników) spotyka się często przy wspólnych kredytach, w spółkach cywilnych lub przy poręczeniach. Oznacza ona, że wierzyciel może żądać całości lub części świadczenia od wszystkich dłużników łącznie, od kilku z nich lub od każdego z osobna, a zaspokojenie wierzyciela przez któregokolwiek z dłużników zwalnia pozostałych. W praktyce wierzyciel pozywa zazwyczaj tego dłużnika, który jest najbardziej wypłacalny. Dłużnikowi, który spłacił całość długu, przysługują tzw. roszczenia regresowe (zwrotne) wobec pozostałych współdłużników.

Siła wyższa (np. powódź, wojna, pandemia) jest zdarzeniem zewnętrznym, niemożliwym do przewidzenia i zapobieżenia. W prawie polskim nie powoduje ona automatycznego wygaśnięcia umowy, ale może zwalniać dłużnika z odpowiedzialności za jej niewykonanie lub nienależyte wykonanie (brak winy). Aby skutecznie powołać się na siłę wyższą, należy wykazać bezpośredni związek przyczynowy między zdarzeniem a niemożnością realizacji kontraktu. W profesjonalnym obrocie zaleca się wprowadzanie do umów precyzyjnych klauzul definiujących siłę wyższą i procedurę postępowania w razie jej wystąpienia.

W polskim prawie cywilnym obowiązuje zasada swobody formy, co oznacza, że umowa może zostać zawarta również ustnie lub w sposób dorozumiany (np. poprzez wymianę wiadomości e-mail), o ile ustawa nie zastrzega inaczej. Istnieją jednak wyjątki, gdzie ustawa wymaga formy pisemnej, notarialnej lub innej formy szczególnej pod rygorem nieważności (np. przeniesienie własności nieruchomości, leasing, przejęcie długu). Ponadto, dla celów dowodowych w ewentualnym sporze sądowym, rekomenduje się zawieranie umów o znacznej wartości w formie pisemnej lub dokumentowej.